Guide

Er en digital generalforsamling gyldig?

Det korte svar: ja, hvis foreningens vedtægter tillader det, eller hvis generalforsamlingen selv vedtager det. Det lange svar afhænger af, hvad jeres vedtægter siger, og hvordan afstemningen bliver dokumenteret.

Hvad vedtægterne skal sige

Mange foreningers vedtægter er skrevet før digitale møder var almindelige. Står der intet om digital deltagelse, er udgangspunktet, at bestyrelsen kan indkalde til et fysisk møde, og at digital afstemning kræver enten en vedtægtsændring eller en beslutning på selve generalforsamlingen om at gennemføre afstemningen digitalt. Læs afsnittet om generalforsamling og afstemning i jeres vedtægter, og notér, om der står noget om "skriftlig", "fysisk fremmøde" eller "elektronisk".

Hemmelig afstemning

De fleste vedtægter giver et medlem ret til at kræve skriftlig afstemning. Digitalt betyder det, at systemet skal kunne skille stemmen fra personen, så resultatet kan opgøres, uden at nogen kan se, hvad den enkelte stemte. Google Forms og Doodle kan ikke det. Spørg altid, hvordan hemmeligheden er sikret, og hvem der kan se de rå data.

Fuldmagter og fremmøde

Fuldmagter skal kunne dokumenteres, og de skal være afgivet inden afstemningen. I et digitalt system betyder det, at fuldmagtsgiveren aktivt overdrager sin stemme, og at protokollen viser, hvilke stemmer der er afgivet ved fuldmagt. Tjek også, om vedtægterne begrænser, hvor mange fuldmagter ét medlem må have med.

Dokumentation til referatet

Dirigenten skal kunne konstatere, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig, og at hvert punkt blev vedtaget med det nødvendige flertal. En protokol med antal stemmeberettigede, fremmødte, fuldmagter og resultat per punkt med tidsstempler er det, der gør referatet holdbart, hvis en beslutning senere bliver anfægtet.

Denne guide er vejledende og ikke juridisk rådgivning. Er der tvivl, så spørg foreningens advokat eller administrator.