Sådan afholder du en digital generalforsamling: trin for trin

Flere og flere foreninger holder generalforsamlingen digitalt eller som hybridmøde, hvor nogle sidder i lokalet og andre deltager hjemmefra. Fordelen er tydelig: højere fremmøde, færre fuldmagter og et referat, der er klar samme aften. Ulempen er, at der er flere ting, som skal være på plads på forhånd. Her er rækkefølgen.

1. Tjek vedtægterne, før I indkalder

Det første, du skal læse, er afsnittet om generalforsamlingen i jeres vedtægter. Find ud af tre ting: Står der noget om, hvor mødet skal holdes? Står der noget om skriftlig eller hemmelig afstemning? Og står der noget om elektronisk kommunikation eller digital deltagelse?

Siger vedtægterne intet om digital deltagelse, er der to veje. Den sikre er at vedtage en vedtægtsændring på en ordinær generalforsamling, som åbner for digitale møder fremover. Den hurtige er at holde et hybridmøde, hvor der stadig er et fysisk mødested, og lade dem, der deltager digitalt, gøre det som et supplement. I begge tilfælde bør bestyrelsen skrive i indkaldelsen, hvordan mødet afvikles, så ingen kan sige, at de ikke vidste det.

For aktie- og anpartsselskaber er reglerne udtrykkelige. Efter selskabsloven § 77 kan ledelsen beslutte, at kapitalejerne kan deltage elektronisk som supplement til fysisk fremmøde, medmindre vedtægterne udelukker det, mens en rent elektronisk generalforsamling kræver, at generalforsamlingen har besluttet det, og at beslutningen er optaget i vedtægterne. For foreninger uden en særlov er det vedtægterne alene, der bestemmer.

2. Lav deltagerlisten med stemmevægte

Den digitale generalforsamling står og falder med deltagerlisten. Den skal indeholde hvert medlem, en e-mailadresse og medlemmets stemmevægt. I en andelsboligforening er det typisk én stemme per andel, i en ejerforening fordelingstal, i en grundejerforening én per parcel. Har et medlem flere lejligheder, skal det fremgå.

Listen er også jeres dokumentation for, hvem der var stemmeberettiget. Gem den version, I sendte indkaldelsen ud fra.

3. Indkald med link og frist for fuldmagter

Indkaldelsen sendes som I plejer, inden for vedtægternes frist. Det nye er, at hvert medlem får et personligt link til mødet og afstemningen. Linket er personligt, fordi det er sådan, systemet ved, hvem der stemmer, og sikrer én stemme per stemmeberettiget.

Skriv en frist for fuldmagter i indkaldelsen, gerne et døgn før mødet. Så ved dirigenten, hvor mange stemmer der er i spil, før mødet starter. Læs mere i guiden om fuldmagter ved digital generalforsamling.

4. Forbered afstemningerne punkt for punkt

Opret hvert afstemningspunkt på forhånd: valg af dirigent, godkendelse af regnskab, forslag fra bestyrelsen, indkomne forslag, valg til bestyrelsen. Beslut for hvert punkt, om afstemningen er åben eller hemmelig, og hvilket flertal der kræves. Vedtægtsændringer kræver ofte kvalificeret flertal, og nogle vedtægter kræver, at et bestemt antal medlemmer er repræsenteret.

Et ændringsforslag, der dukker op under mødet, kan tilføjes af dirigenten undervejs. Det tager et halvt minut, men det skal kunne lade sig gøre.

5. Selve mødet: dirigenten styrer, systemet tæller

På mødet åbner dirigenten hvert afstemningspunkt, når debatten er slut, og lukker det igen, når alle har stemt. Deltagerne stemmer på deres telefon eller computer, uanset om de sidder i salen eller hjemme. Resultatet er synligt med det samme, og dirigenten konstaterer, om forslaget er vedtaget.

To praktiske råd: Hold en kort prøveafstemning som første punkt, fx "kan alle se og stemme?". Det fanger tekniske problemer, før de betyder noget. Og aftal på forhånd, hvad der sker, hvis et medlem mister forbindelsen midt i en afstemning. Det enkle svar er, at dirigenten holder afstemningen åben et par minutter ekstra.

6. Protokol og referat

Når mødet er slut, skal referatet indeholde det, dirigenten konstaterede: antal stemmeberettigede, antal fremmødte inklusive fuldmagter, og for hvert punkt resultatet med for, imod og blanke stemmer. En protokol med tidsstempler fra afstemningssystemet vedhæftes referatet. Det er den, der gør beslutningerne holdbare, hvis de senere bliver anfægtet.

Referatet underskrives af dirigent og referent som sædvanligt. At mødet var digitalt, ændrer ikke på det.

Tjekliste

• Vedtægterne tillader digital eller hybrid generalforsamling, eller mødet holdes som hybrid med fysisk mødested.
• Deltagerliste med e-mail og stemmevægt per medlem er klar og gemt.
• Indkaldelsen beskriver mødeformen, linket og fristen for fuldmagter.
• Alle afstemningspunkter er oprettet med krav til flertal.
• Dirigenten har adgang og har prøvet systemet.
• Protokollen vedhæftes referatet.