Fuldmagter ved digital generalforsamling: regler, frister og praksis

Fuldmagter er der, hvor en generalforsamling oftest går galt bagefter. En løs seddel uden dato, en fuldmagt til en person, der ikke selv er medlem, eller et bestyrelsesmedlem med en stak fuldmagter, som ingen har talt. Digital håndtering løser det meste, men kun hvis I har styr på reglerne først.

Hvad vedtægterne typisk siger

De fleste vedtægter regulerer tre ting om fuldmagter. Hvem der må modtage en fuldmagt: ofte kun et andet medlem, en ægtefælle eller samlever, eller en advokat. Hvor mange fuldmagter én person må medbringe: nogle vedtægter siger én, andre to, andre sætter ingen grænse. Formkrav: at fuldmagten skal være skriftlig, og nogle gange at den skal være dateret og afleveret inden mødet.

Står der intet, gælder almindelige aftaleregler: Fuldmagten skal kunne bevises, og den skal være givet, før den bruges. Det er derfor, skriftlighed i praksis altid er kravet.

Sådan fungerer en digital fuldmagt

I et digitalt afstemningssystem giver medlemmet fuldmagt selv. Medlemmet logger ind via sit personlige link, vælger, hvem stemmen overdrages til, og bekræfter. Fuldmagtshaveren ser derefter, at der er en ekstra stemme at afgive, og stemmer med begge. Systemet gemmer tidspunkt, fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver, og protokollen viser for hvert punkt, hvilke stemmer der blev afgivet ved fuldmagt.

Det giver tre fordele frem for papir. Fuldmagten er svær at forfalske, fordi den kommer fra medlemmets eget link. Grænsen for antal fuldmagter per person kan håndhæves automatisk. Og dirigenten kender det samlede stemmetal, før mødet starter.

Sæt en frist, og skriv den i indkaldelsen

Skriv i indkaldelsen, at fuldmagter skal være givet senest fx kl. 12 dagen før mødet. Fristen skal stå i indkaldelsen, ikke kun i systemet. Efter fristen låses fuldmagterne, så dirigenten kan åbne mødet med en klar opgørelse: så mange stemmeberettigede, så mange fremmødte, så mange ved fuldmagt.

Vær opmærksom på, at vedtægterne kan sige noget andet, fx at fuldmagter kan afleveres ved mødets start. I så fald gælder vedtægterne, og systemet skal kunne registrere en fuldmagt, indtil mødet er åbnet.

En formulering i indkaldelsen, der dækker det meste, kan se sådan ud: "Medlemmer, der ikke selv kan deltage, kan give fuldmagt til et andet medlem. Fuldmagten gives via det personlige link i denne indkaldelse eller på vedlagte blanket og skal være registreret senest tirsdag den 10. kl. 12.00. Et medlem kan højst medbringe én fuldmagt, jf. vedtægternes bestemmelse om fuldmagter." Tilpas antal og frist til jeres vedtægter, og henvis til den rigtige paragraf i dem, så ingen senere kan hævde, at fristen var en opfindelse.

Fuldmagt ved hybridmøde i praksis

Til et hybridmøde vil nogle medlemmer stadig møde op med en fuldmagt på papir. Det er ikke et problem, men den skal registreres i systemet ved indtjekningen, så den tæller med i den digitale opgørelse og i protokollen. Ellers ender I med to tællinger, der ikke stemmer.

Sæt et indtjekningsbord ved indgangen. Den, der tjekker ind, kontrollerer tre ting: at fuldmagtsgiveren står på deltagerlisten, at fuldmagten er underskrevet og dateret, og at fuldmagtshaveren ikke allerede har det antal fuldmagter, vedtægterne tillader. Derefter registreres fuldmagten i systemet på fuldmagtshaverens navn, og papiret lægges i en mappe, der gemmes sammen med referatet. Fuldmagtshaveren ser med det samme den ekstra stemme på sin telefon. Er der tvivl om en papirfuldmagt, afgør dirigenten sagen ved mødets åbning og får afgørelsen ført til referat. Resten af hybridmødets logistik står i guiden om hybrid generalforsamling.

Hvis fuldmagtsgiveren alligevel møder op

Det sker jævnligt: Et medlem har givet fuldmagt i tirsdags, får alligevel fri torsdag aften og logger på mødet. Så er der to personer, der kan afgive den samme stemme. Udgangspunktet er, at medlemmet selv udøver sin stemmeret, når det deltager, og at fuldmagten dermed bortfalder. Men det skal håndteres aktivt, ellers tæller stemmen to gange, eller den tæller slet ikke.

I et digitalt system betyder det, at dirigenten eller hjælperen ophæver fuldmagten, når medlemmet er tjekket ind, så stemmen flyttes tilbage til medlemmet selv. Gør det, før første afstemning åbner, og sig det højt, så fuldmagtshaveren ved, at der nu er én stemme færre på telefonen. Forlader medlemmet mødet igen midtvejs, genopstår fuldmagten ikke af sig selv. Vil medlemmet have stemmen overdraget igen, skal det ske som en ny fuldmagt, og kun hvis vedtægterne tillader fuldmagter efter mødets åbning. Noter begge dele i protokollen.

Hvad der skal stå i referatet

Referatet skal angive antallet af fremmødte stemmer og antallet af stemmer afgivet ved fuldmagt. Nogle foreninger vedlægger listen over fuldmagter som bilag. Den digitale protokol indeholder allerede disse oplysninger, så det er nok at vedhæfte den. Har dirigenten afvist eller ophævet en fuldmagt undervejs, skal det stå i referatet med en kort begrundelse. Hele forløbet fra indkaldelse til referat er beskrevet i guiden om digital generalforsamling trin for trin.