Fuldmagt til generalforsamling: det skal den indeholde, med eksempel

De fleste fuldmagter, der bliver afvist på en generalforsamling, fejler på noget banalt: der står ikke, hvilket møde de gælder, de mangler en dato, eller fuldmagtshaveren er ikke medlem. Her er de seks oplysninger, en fuldmagt skal have, og en eksempeltekst, I kan lægge i indkaldelsen.

De seks oplysninger

1. Fuldmagtsgiveren. Navn og den oplysning, der identificerer medlemmet i foreningens register: medlemsnummer, adresse eller lejlighedsnummer. Er medlemskabet knyttet til en husstand eller et selskab, skal det fremgå, hvem der tegner det, og at den person har ret til at give fuldmagten.

2. Fuldmagtshaveren. Navn på den, der får stemmen. Skriv gerne relationen, fx "medlem, lejlighed 14" eller "min ægtefælle", så den, der tjekker ind, kan kontrollere det mod vedtægternes krav.

3. Hvilket møde. Foreningens navn, mødets art og datoen. En fuldmagt "til generalforsamlingen" uden dato er ubrugelig, hvis der holdes to møder på et år. Skriv også, om den gælder en eventuel udsat eller ny generalforsamling om samme emne, for det er præcis den situation, der opstår, når et fremmødekrav ikke er opfyldt.

4. Hvad fuldmagten dækker. Standarden er, at den dækker alle punkter på dagsordenen. Skal den kun gælde bestemte punkter, skal det stå.

5. Eventuelle instrukser. Se afsnittet nedenfor.

6. Dato og underskrift. Uden dato kan ingen afgøre, om fuldmagten er givet før eller efter, den blev brugt, eller om den er nyere end en anden fuldmagt fra samme medlem. Underskriften kan være håndskreven på papir, en scanning eller en digital signatur. Om en bekræftelse i et afstemningssystem er nok, afhænger af, hvad vedtægterne kræver; det er beskrevet nedenfor.

Instrukser: brug dem med omtanke

En fuldmagtsgiver kan instruere fuldmagtshaveren om, hvordan der skal stemmes på bestemte punkter, fx "stem imod forslag 3". Det er en aftale mellem de to. Foreningen kontrollerer den ikke, og den fremgår ikke af protokollen, som kun viser, at stemmen blev afgivet ved fuldmagt.

Vær opmærksom på to ting. En instruks holder kun, så længe forslaget ser ud, som det gjorde i indkaldelsen; bliver det ændret på mødet, står fuldmagtshaveren med et valg, instruksen ikke dækker. Og udgangspunktet er, at en instruks ikke kan håndhæves over for foreningen: stemmer fuldmagtshaveren anderledes, tælles stemmen normalt alligevel med, og et eventuelt opgør står mellem fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver. Skriv derfor gerne en linje om, hvad fuldmagtshaveren skal gøre, hvis forslaget ændres, fx "ved ændringsforslag stemmer fuldmagtshaveren efter eget skøn".

Eksempeltekst

Sådan her kan en fuldmagt se ud. Den er et eksempel, ikke en juridisk formular, så tilpas den til jeres vedtægter:

• Undertegnede (navn), medlem nr. (nr.) / (adresse) i (foreningens navn),
• giver hermed fuldmagt til (navn), (relation eller medlemsnummer),
• til på mine vegne at deltage i og afgive min stemme på foreningens (ordinære/ekstraordinære) generalforsamling den (dato) samt på en eventuel ny generalforsamling om de samme punkter.
• Fuldmagten omfatter samtlige punkter på dagsordenen. (Eventuel instruks: Der skal stemmes imod forslag (nr.). Ved ændringsforslag stemmer fuldmagtshaveren efter eget skøn.)
• Dato: (dato). Underskrift: (underskrift).

Læg teksten som en blanket i indkaldelsen, og skriv samtidig, hvornår og hvordan fuldmagten skal afleveres. Så slipper I for de løse sedler, der mangler halvdelen af oplysningerne.

Grænserne står i vedtægterne

Tre begrænsninger er almindelige, og de skal kontrolleres, før fuldmagten registreres. Hvem der må modtage: ofte kun et andet medlem, en ægtefælle eller samlever, eller en advokat. Hvor mange fuldmagter én person må medbringe: nogle vedtægter siger én, andre to, andre sætter ingen grænse. Formkrav og frist: at fuldmagten skal være skriftlig, dateret, og eventuelt afleveret et bestemt antal dage før mødet.

Er en af de tre ikke opfyldt, afgør dirigenten, om fuldmagten kan godkendes, og afgørelsen føres til referat. Baggrunden og de nærmere regler står i guiden om fuldmagter ved digital generalforsamling.

Digital fuldmagt

I et afstemningssystem giver medlemmet fuldmagten selv: det logger ind via sit personlige link, vælger, hvem stemmen overdrages til, og bekræfter. Systemet registrerer tidspunkt, fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver, håndhæver vedtægternes grænse for antal fuldmagter automatisk, og viser i protokollen, hvilke stemmer der blev afgivet ved fuldmagt.

Fordi handlingen kommer fra medlemmets eget link, giver den i praksis et bedre spor end en løs seddel. Den er til gengæld ikke uden videre en underskrift i vedtægternes forstand. Kræver jeres vedtægter udtrykkeligt en skriftlig og underskrevet fuldmagt, er det ikke givet, at en bekræftelse i et afstemningssystem opfylder kravet. Tag stilling til det inden mødet, skriv jeres vurdering ned, og spørg foreningens advokat, hvis sagen kan blive omstridt. Den sikre vej er at bede om begge dele: bekræftelsen i systemet og en dateret, underskrevet blanket. Instrukser hører fortsat hjemme uden for systemet, i en mail eller en aftale mellem de to.

Kommer et medlem til hybridmødet med en fuldmagt på papir, skal den registreres i systemet ved indtjekningen, så der kun findes én opgørelse. Ellers står dirigenten med to tællinger, der ikke stemmer, og det er den slags, der får en beslutning anfægtet. Logistikken omkring det står i guiden om hybrid generalforsamling.

Tjekliste ved indtjekning

• Står fuldmagtsgiveren på deltagerlisten som stemmeberettiget?
• Er fuldmagten dateret og underskrevet, og gælder den dette møde?
• Må fuldmagtshaveren efter vedtægterne modtage en fuldmagt?
• Har fuldmagtshaveren allerede det maksimale antal fuldmagter?
• Er fuldmagten registreret i systemet, så den tæller med i opgørelsen?
• Møder fuldmagtsgiveren selv op alligevel, ophæves fuldmagten, før første afstemning åbner.