Hybrid generalforsamling: fysisk og digitalt på samme tid

Hybridmødet er den mødeform, de fleste foreninger ender med, fordi den ikke kræver, at nogen giver noget op. Dem, der vil møde op, møder op. Dem, der er på arbejde, bor langt væk eller har små børn, deltager hjemmefra. Til gengæld er det den mødeform, hvor flest ting kan gå galt på samme tid, for I afvikler reelt to møder, der skal opføre sig som ét. Her er det, der skal være på plads.

Hvornår hybrid er det rigtige valg

Hybrid er svaret i tre situationer. Vedtægterne giver ikke hjemmel til et rent digitalt møde, men siger heller ikke, at digital deltagelse er udelukket. En del af medlemmerne har hverken lyst eller udstyr til at sidde bag en skærm. Eller medlemmerne bor spredt, som i en grundejerforening i et sommerhusområde, hvor det fysiske fremmøde ellers ville være lavt. I alle tre tilfælde beholder I lokalet og lægger den digitale deltagelse oven på. Læs mere om hjemlen i guiden om hvornår en digital generalforsamling er gyldig.

Lokalet: lyd er vigtigere end billede

Det, der oftest ødelægger et hybridmøde, er ikke videoen, men lyden. Dem hjemme kan se dirigenten, men ikke høre spørgsmålet fra bagerste række. Løsningen er to mikrofoner: en fast til dirigenten og en, der sendes rundt i salen, eller en fast mikrofon ved et talerpult, som alle bruger. Ingen taler uden mikrofon, heller ikke til korte bemærkninger. Dirigenten gentager, hvad der blev sagt, hvis det alligevel sker.

Kameraet skal vise dirigenten og den, der har ordet. En storskærm eller en projektor i lokalet viser videodeltagerne og afstemningsresultatet, så dem i salen kan se, at der er nogen med hjemmefra. Brug netværkskabel frem for trådløst til den computer, der sender mødet, og hav en person ud over dirigenten, der kun tager sig af teknikken. Dirigenten skal lede mødet, ikke fejlsøge lyd.

Én afstemning, ét system

Her ligger den vigtigste regel for hybridmøder: Alle stemmer i det samme system, også dem, der sidder i salen. Fristelsen er at lade salen række hånden op og lægge de digitale stemmer til bagefter. Det giver to tællinger, som skal lægges sammen under tidspres, og som ikke kan kontrolleres bagefter. Det giver også et problem ved hemmelig afstemning, hvor håndsoprækning ikke er en mulighed.

Deltagerne i salen stemmer på deres egen telefon med det personlige link, de fik i indkaldelsen. Medlemmer uden telefon eller e-mail får ved indtjekningen enten en udskrevet kode, eller de får deres stemme registreret af dirigentens hjælper på en tablet, og det noteres i protokollen. Resultatet vises på storskærmen og på hjemmedeltagernes skærm samtidig, så alle ser det samme tal.

Papirfuldmagter og indtjekning

På et hybridmøde vil nogle medlemmer stadig møde op med en fuldmagt på papir. Sæt et indtjekningsbord ved indgangen med deltagerlisten. Her afkrydses fremmødte, og papirfuldmagter registreres i systemet med det samme, så fuldmagtshaveren har den ekstra stemme på sin telefon, når første afstemning åbner. Fuldmagter givet digitalt inden fristen er allerede på plads. Se guiden om fuldmagter ved digital generalforsamling for reglerne.

Når indtjekningen er lukket, har dirigenten ét tal for fremmødte, ét for fuldmagter og ét for det samlede antal stemmer. Det tal siges højt ved mødets åbning og føres til referat.

Prøveafstemning og køreplan

Start med en prøveafstemning som første punkt, før valg af dirigent. Spørgsmålet kan være "kan du se dette og stemme?". Den fanger dem i salen, der ikke har fundet linket, og dem hjemme, der har lyden slået fra. Brug de to minutter, det tager, på at hjælpe dem, der sidder fast.

Herefter følger hvert afstemningspunkt samme rytme. Dirigenten læser forslaget op, siger tydeligt "afstemningen er åben", holder øje med antallet af afgivne stemmer på skærmen, varsler "ti sekunder", lukker og læser resultatet op. Sig det samme til salen og til kameraet. Dem hjemme kan ikke se, at dirigenten kigger ned i telefonen.

Det, der typisk går galt

• Hjemmedeltagerne kan ikke høre salen. Løsning: mikrofon til alle, der taler, og en tekniker, der holder øje med chatten.
• Nogen i salen rækker hånden op i stedet for at stemme på telefonen. Løsning: dirigenten forklarer reglen ved åbningen og gentager den ved første afstemning.
• Et ændringsforslag opstår i debatten, og det er ikke oprettet. Løsning: dirigentens hjælper opretter det i systemet, mens dirigenten læser ordlyden op.
• Videomødet går ned midt i en afstemning. Løsning: afstemningen holdes åben, til forbindelsen er tilbage, eller annulleres og tages om, hvilket noteres i referatet.
• Hjemmedeltagere kan ikke få ordet. Løsning: en fast regel om håndsoprækning i videoværktøjet, og dirigenten skifter mellem sal og skærm.
• Papirfuldmagterne bliver glemt ved indtjekningen og dukker op ved punkt 4. Løsning: ingen fuldmagter registreres efter mødets åbning, medmindre vedtægterne tillader det.

Tjekliste

• Lokale med mikrofoner, kamera, storskærm og kablet netværk er testet dagen før.
• En teknisk hjælper ud over dirigenten er udpeget.
• Indtjekningsbord med deltagerliste og adgang til at registrere papirfuldmagter.
• Alle stemmer i samme system; ingen håndsoprækning.
• Prøveafstemning som første punkt.
• Aftalt fremgangsmåde ved tabt forbindelse, som dirigenten siger højt ved åbningen.