Assemblée générale hybride : salle et distance en même temps

Pourquoi l'hybride est souvent le bon format

L'assemblée hybride a un avantage juridique et un avantage pratique. Juridiquement, elle conserve un lieu physique : les statuts d'une association qui prévoient une réunion « au siège » sont respectés, et personne ne peut soutenir qu'il a été empêché de venir. En copropriété, c'est même le modèle prévu par la loi de 1965 depuis la réforme de 2019 : une assemblée qui se tient dans un lieu, à laquelle certains copropriétaires participent par visioconférence. En pratique, elle fait participer ceux qui ne se seraient pas déplacés, sans priver de la rencontre ceux qui y tiennent.

Sa difficulté est ailleurs : deux publics, deux façons d'entendre et de prendre la parole, et le risque de deux façons de voter. C'est ce dernier point qui décide de tout.

Un seul système de vote pour tous

La tentation est de faire voter la salle à main levée et les participants à distance par un outil en ligne, puis d'additionner. C'est le plus sûr moyen d'obtenir un procès-verbal incohérent. Les deux votes ne se clôturent pas au même moment, un membre présent avec son téléphone peut voter deux fois, les pouvoirs sont comptés d'un côté et pas de l'autre, et le résultat final dépend d'une addition faite à la main, sous pression.

La règle est simple : tout le monde vote dans le même système, y compris dans la salle. Chaque membre a reçu un accès personnel avec la convocation ; dans la salle, il l'ouvre sur son téléphone. Ceux qui n'ont pas de téléphone ou ne souhaitent pas s'en servir votent sur une tablette mise à disposition, ou indiquent leur vote au secrétaire de séance, qui l'enregistre pour eux, sous leur nom, dans le même système. Le résultat s'affiche en même temps sur l'écran de la salle et sur celui des participants à distance, et le relevé est unique.

En copropriété, les tantièmes et les majorités des articles 24, 25 et 26 sont calculés par le système sur l'ensemble des votants, où qu'ils soient. Les votes par correspondance reçus avant la séance y sont intégrés aussi.

Préparer la salle

Les participants à distance doivent entendre tout ce qui se dit dans la salle, et être entendus. Cela suppose un micro d'ambiance ou un micro qui circule, une caméra tournée vers la table du président, une enceinte pour diffuser les interventions à distance, et une connexion internet testée la veille. Désignez une personne, autre que le président de séance, chargée de la technique : elle surveille la visioconférence, donne la parole aux participants à distance et signale les problèmes. Le président doit pouvoir se concentrer sur les débats et les votes.

Prévoyez un canal écrit pour les participants à distance, par exemple la messagerie de la visioconférence, pour demander la parole ou signaler un problème de connexion sans interrompre la séance.

Les pouvoirs papier

Dans une assemblée hybride, les pouvoirs arrivent par deux chemins : en ligne, avant la séance, et sur papier, à l'entrée de la salle. Les premiers sont déjà dans le système. Les seconds doivent y être enregistrés à l'émargement, avant le premier vote, par le secrétaire de séance, qui vérifie la signature et le plafond de délégations. Prévoyez du temps pour cela ; un quart d'heure entre l'ouverture des portes et l'ouverture de la séance est un minimum. Le guide sur les pouvoirs en assemblée générale à distance détaille les règles applicables.

Le vote test

Le premier vote de la séance doit être un vote sans enjeu, par exemple l'approbation de l'ordre du jour ou la désignation du président de séance. Il sert à vérifier que chacun, dans la salle comme à distance, voit la question et parvient à voter, et que le résultat s'affiche partout. Les problèmes se révèlent à ce moment-là, quand il est encore facile de les régler : un membre qui n'a pas reçu son accès, une tablette qui ne se connecte pas, un écran de salle mal branché.

Les incidents fréquents et leur solution

• Un participant à distance perd la connexion pendant un vote. Le président laisse le vote ouvert quelques minutes de plus. Si la connexion ne revient pas, le procès-verbal le mentionne et le vote est clos.
• Un membre arrive en retard dans la salle. Il est enregistré à l'émargement avec l'heure d'arrivée ; il vote à partir de la résolution suivante.
• Un membre présent a aussi donné pouvoir. Le pouvoir est annulé avant le premier vote et le procès-verbal le note.
• Une résolution est amendée en séance. Le président fait créer la version amendée dans le système avant d'ouvrir le vote. En copropriété, un vote par correspondance favorable au texte initial ne compte plus pour la résolution amendée : la loi assimile son auteur à un copropriétaire défaillant sur ce point.
• Les participants à distance n'entendent plus. Le responsable technique fait suspendre la séance ; on ne vote pas tant qu'une partie de l'assemblée n'entend plus.

Feuille de présence et procès-verbal

La feuille de présence distingue les membres présents dans la salle, ceux participant à distance et ceux représentés, avec pour ces derniers le nom du mandataire. Le système de vote la génère à partir des accès utilisés et des pouvoirs enregistrés ; le président de séance la certifie. Le procès-verbal indique le mode de tenue de l'assemblée, le lieu, le moyen technique utilisé pour la participation à distance, puis pour chaque résolution le résultat, avec les voix pour, contre et les abstentions, et en copropriété les noms des opposants et abstentionnistes avec leurs tantièmes. Le relevé horodaté est annexé. Rien dans le décompte ne distingue le vote d'un membre de la salle de celui d'un membre à distance, et c'est précisément ce que l'on attend d'une assemblée hybride bien tenue.