Hybride Mitgliederversammlung: Saal und Online zugleich organisieren

Nach § 32 Abs. 2 Satz 1 BGB kann bei der Einberufung der Mitgliederversammlung vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre Rechte ausüben können. Das ist die hybride Versammlung, und seit März 2023 braucht sie keine Satzungsgrundlage mehr, es sei denn, die Satzung schließt sie ausdrücklich aus. Nach § 32 Abs. 2 Satz 3 BGB ist in der Einladung anzugeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können. Die Einzelheiten zur Rechtslage, auch für rein virtuelle Versammlungen, finden Sie im Ratgeber zur virtuellen Mitgliederversammlung im Verein. Hier geht es um die Organisation.

Ein Abstimmungssystem für alle

Der häufigste Fehler bei hybriden Versammlungen ist, zwei Abstimmungswege zu mischen: Handzeichen im Saal, Umfrage in der Videokonferenz. Dann muss der Versammlungsleiter zwei Ergebnisse addieren, weiß nicht, ob jemand auf beiden Wegen abgestimmt hat, und bei einer geheimen Wahl ist der Saal mit Stimmzetteln unterwegs, während online etwas anderes läuft. Das Protokoll wird angreifbar.

Die Lösung ist, dass alle über dasselbe System abstimmen, auch die Mitglieder im Saal. Jedes Mitglied bekommt mit der Einladung einen persönlichen Zugang und stimmt auf dem eigenen Telefon ab, ob es nun in der dritten Reihe oder am Küchentisch sitzt. Es gibt eine Urne, eine Zählung, ein Protokoll. Für Mitglieder im Saal ohne Smartphone hält die Versammlungsleitung zwei oder drei Tablets bereit oder trägt ihre Stimme auf Zuruf manuell ein; das Protokoll vermerkt die manuelle Eintragung.

Papiervollmachten und digitale Vollmachten

Bei einer hybriden Versammlung kommen Vollmachten auf zwei Wegen: digital über das System, meist mit Frist vor der Versammlung, und auf Papier am Einlass. Die Papiervollmachten müssen vor der ersten Abstimmung im System eingetragen sein, sonst stimmt der Bevollmächtigte nur mit seiner eigenen Stimme ab. Planen Sie dafür am Einlass eine Person ein, die nichts anderes tut, als Vollmachten zu prüfen und einzutragen, und beginnen Sie den Einlass eine halbe Stunde vor dem offiziellen Start. Ob Vollmachten überhaupt zulässig sind und in welcher Form, richtet sich nach der Satzung; der Ratgeber zu Vollmachten bei virtuellen Versammlungen erklärt die Einzelheiten.

Raum, Ton und Bild

Die Online-Teilnehmer müssen hören, was im Saal gesagt wird, und die Mitglieder im Saal müssen hören, was online gesagt wird. Ein Laptop mit eingebautem Mikrofon in der ersten Reihe reicht dafür nicht. Sie brauchen ein Mikrofon am Rednerpult oder ein Handmikrofon, das herumgereicht wird, und einen Lautsprecher, über den die Online-Wortmeldungen im Saal zu hören sind. Die Kamera zeigt das Podium; ein Bild vom ganzen Saal ist angenehm, aber nicht nötig.

Wortmeldungen online laufen über die Funktion zum Handheben in der Videokonferenz oder über das Abstimmungssystem, und der Versammlungsleiter ruft Saal und Online abwechselnd auf. Bestimmen Sie eine zweite Person, die den Chat und die Wortmeldungen online im Blick behält, damit der Versammlungsleiter sich auf die Sitzung konzentrieren kann.

Die Testabstimmung

Der erste Tagesordnungspunkt nach der Begrüßung ist eine Testabstimmung mit einer belanglosen Frage, etwa: Können Sie diese Abstimmung sehen und abstimmen? Sie zeigt in zwei Minuten, wer seinen Zugang nicht gefunden hat, wessen Telefon keinen Empfang im Saal hat und ob die Online-Teilnehmer die Abstimmung überhaupt sehen. Alles, was Sie jetzt beheben, müssen Sie nicht während der Vorstandswahl beheben. Vergleichen Sie die Zahl der abgegebenen Teststimmen mit der Anwesenheitsliste; die Differenz sind die Mitglieder, die Hilfe brauchen.

Typische Pannen und was Sie vorher tun

• Das WLAN im Saal bricht zusammen, weil 80 Telefone gleichzeitig abstimmen. Prüfen Sie vorher, ob der Mobilfunkempfang im Saal ausreicht, und bitten Sie die Mitglieder, das Mobilnetz statt des Saal-WLANs zu nutzen, oder umgekehrt, je nachdem, was stabiler ist.
• Ein Online-Teilnehmer verliert während einer Abstimmung die Verbindung. Der Versammlungsleiter kündigt vorher an, dass jede Abstimmung mindestens drei Minuten offen bleibt, und schließt sie nicht, solange die Anzahl der Stimmen noch steigt.
• Der Zugangslink wurde weitergeleitet und zwei Personen versuchen, mit demselben Zugang abzustimmen. Ein persönlicher Zugang darf nur einmal abstimmen; das System muss den zweiten Versuch abweisen und die Versammlungsleitung klärt, wer das Mitglied ist.
• Ein Dringlichkeitsantrag kommt aus dem Saal. Der Versammlungsleiter muss den Abstimmungspunkt in der laufenden Sitzung anlegen können, mit Wortlaut und Mehrheit. Üben Sie das vorher einmal.
• Der Versammlungsleiter bedient das System selbst und verliert dabei den Faden. Besser ist eine zweite Person, die die Abstimmungen öffnet und schließt, während der Versammlungsleiter die Sitzung führt und das Ergebnis feststellt.

Protokoll

Das Protokoll unterscheidet sich nicht von dem einer Präsenzversammlung, bis auf einen Satz: dass die Versammlung hybrid stattfand und wie viele Mitglieder im Saal und wie viele elektronisch teilnahmen. Das Abstimmungsprotokoll des Systems mit Zeitstempeln und Ergebnissen je Punkt kommt als Anlage dazu, ebenso die Anwesenheitsliste mit den Vollmachten. Bei Beschlüssen für das Vereinsregister, etwa Vorstandswahlen, sollte aus dem Protokoll hervorgehen, dass alle Mitglieder unabhängig von der Teilnahmeform abstimmen konnten.

Ablaufplan für den Tag

• Eine Stunde vorher: Technik aufbauen, Ton in beide Richtungen testen, Testzugang online ausprobieren.
• Dreißig Minuten vorher: Einlass, Anwesenheit erfassen, Papiervollmachten eintragen, Tablets für Mitglieder ohne Telefon bereitlegen.
• Beginn: Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, Testabstimmung.
• Während der Sitzung: eine Person leitet, eine bedient das System, eine betreut Online-Wortmeldungen.
• Nach der Sitzung: Abstimmungsprotokoll exportieren, mit Anwesenheitsliste und Vollmachten dem Protokoll beifügen.