Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung: Form, Frist, Inhalt

Die Satzung bestimmt Form und Frist

Das BGB regelt die Einberufung nur im Grundsatz. Nach § 58 Nr. 4 BGB soll die Satzung Bestimmungen über die Voraussetzungen und die Form der Einberufung enthalten, und nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB muss der Gegenstand jedes Beschlusses bei der Einberufung bezeichnet werden. Alles andere, insbesondere Frist und Übermittlungsweg, steht in Ihrer Satzung. Typisch sind zwei bis vier Wochen und die Formulierung schriftlich, in Textform oder per E-Mail an die zuletzt mitgeteilte Adresse.

Zwei Punkte sind bei virtuellen Versammlungen besonders wichtig. Erstens: Verlangt die Satzung Schriftform, ist ein Brief nötig; eine E-Mail genügt dann nicht, auch wenn die Versammlung selbst online stattfindet. Verlangt sie Textform, genügt die E-Mail. Zweitens: Sofern die Satzung nichts anderes bestimmt, sollten Sie die Frist vom Zugang der Einladung an rechnen, nicht vom Versand. Rechnen Sie bei Briefen die Postlaufzeit hinzu und versenden Sie lieber ein paar Tage früher.

Auf welcher Grundlage die Versammlung überhaupt virtuell oder hybrid stattfinden darf, ist eine eigene Frage. Der Ratgeber zur virtuellen Mitgliederversammlung im Verein beantwortet sie; hier geht es um die Einladung selbst.

Was § 32 Abs. 2 BGB zusätzlich verlangt

Seit März 2023 sieht § 32 Abs. 2 Satz 3 BGB vor, dass bei der Einberufung einer hybriden oder virtuellen Versammlung auch anzugeben ist, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Das ist keine Formalie. Die Mitglieder müssen aus der Einladung erkennen können, mit welchem System die Versammlung stattfindet, wie sie sich einwählen, wie sie sich zu Wort melden, wie sie abstimmen und an wen sie sich wenden, wenn der Zugang nicht funktioniert. Ein Satz wie: Die Versammlung findet online statt, Link folgt, reicht nicht.

Die Tagesordnung

Jeder Punkt, über den beschlossen werden soll, muss in der Einladung so bezeichnet sein, dass ein Mitglied entscheiden kann, ob es teilnehmen will. Ein Tagesordnungspunkt Verschiedenes reicht für Berichte und Aussprache, nicht für Beschlüsse. Bei Satzungsänderungen sollte der Wortlaut der vorgeschlagenen Änderung beigefügt oder zumindest der wesentliche Inhalt angegeben sein. Bei Vorstandswahlen gehören die zu wählenden Posten in die Tagesordnung, die bereits bekannten Kandidaten am besten dazu. Was nicht in der Tagesordnung steht, kann in der Versammlung besprochen, aber nicht wirksam beschlossen werden, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt.

Anträge von Mitgliedern zur Tagesordnung müssen nach vielen Satzungen bis zu einer bestimmten Frist vor der Versammlung eingehen. Nennen Sie diese Frist in der Einladung und versenden Sie die ergänzte Tagesordnung rechtzeitig nach, wenn Anträge eingehen. Nach § 37 BGB kann außerdem eine Minderheit von einem Zehntel der Mitglieder die Einberufung einer Versammlung verlangen, sofern die Satzung keine andere Quote festlegt.

Zugangsdaten: persönlich und getrennt

Bei einer Online-Abstimmung erhält jedes Mitglied einen persönlichen Zugang, über den es sich anmeldet und abstimmt. Dieser Zugang ist an das Mitglied gebunden und darf nicht weitergegeben werden, weil er die Grundlage dafür ist, dass jedes Mitglied genau einmal abstimmt. Am besten versenden Sie den persönlichen Zugang getrennt von der Einladung, etwa einige Tage vor der Versammlung mit einer Erinnerung, und weisen in der Einladung darauf hin, dass er kommt. So können Sie die Einladung mit allen Anlagen auch an Mitglieder ohne E-Mail per Brief schicken, ohne dass ein persönlicher Link auf Papier landet. Mitglieder ohne E-Mail erhalten ihren Zugangscode ebenfalls per Brief oder nehmen an einer hybriden Versammlung vor Ort teil.

Vollmachtsfrist und weitere Fristen

Erlaubt die Satzung Stimmrechtsübertragungen, nennt die Einladung die Form der Vollmacht, den Kreis der zulässigen Bevollmächtigten und eine Frist für die Einreichung, etwa einen Tag vor der Versammlung. Die Frist dient der Organisation: Vollmachten müssen im Abstimmungssystem eingetragen sein, bevor die erste Abstimmung startet. Ebenso gehört in die Einladung, bis wann Kandidaturen für Wahlen gemeldet werden sollen und bis wann Anträge zur Tagesordnung eingehen müssen.

Musterstruktur einer Einladung

Eine vollständige Einladung zu einer hybriden oder virtuellen Mitgliederversammlung enthält in dieser Reihenfolge:

• Absender: Verein, Vorstand als einberufendes Organ, Datum der Einladung.
• Bezeichnung: ordentliche oder außerordentliche Mitgliederversammlung.
• Datum, Uhrzeit und Form: Präsenz mit Online-Teilnahme (hybrid) oder rein virtuell; bei hybriden Versammlungen der Versammlungsort.
• Rechtsgrundlage der Form: Satzungsbestimmung oder Beschluss der Mitgliederversammlung, mit Datum.
• Technischer Ablauf: verwendetes System, Einwahl, Wortmeldungen, Abstimmung, Hinweis auf den persönlichen Zugang und wann er versendet wird.
• Kontaktstelle für technische Fragen vor und während der Versammlung.
• Tagesordnung mit jedem Beschlussgegenstand, Wortlaut oder Inhalt von Satzungsänderungen, zu wählende Posten und bekannte Kandidaten.
• Fristen: Anträge zur Tagesordnung, Kandidaturen, Vollmachten, jeweils mit Datum und Adresse.
• Vollmacht: Form, zulässige Bevollmächtigte, Vordruck als Anlage oder digitaler Weg.
• Anlagen: Jahresabschluss, Haushaltsplan, Satzungsänderungen im Wortlaut, Vollmachtsvordruck.
• Unterschrift des nach der Satzung einberufenden Organs.

Der Einberufungsmangel als Anfechtungsrisiko

Beschlüsse einer Versammlung, die nicht ordnungsgemäß einberufen wurde, sind angreifbar. Typische Mängel sind: nicht alle Mitglieder eingeladen, Frist unterschritten, falsche Form, Beschlussgegenstand nicht bezeichnet, Angaben zur elektronischen Teilnahme fehlen. Ein Mitglied, das dadurch an der Teilnahme oder Abstimmung gehindert war, kann die Beschlüsse gerichtlich angreifen, und bei Vorstandswahlen oder Satzungsänderungen kann bereits das Registergericht die Eintragung ablehnen. Ein Mangel gilt in der Regel als geheilt, wenn alle Mitglieder anwesend sind und niemand widerspricht; bei einem Verein mit mehr als einer Handvoll Mitgliedern ist das kein Weg, auf den Sie sich verlassen sollten.

Ihre Absicherung ist die Dokumentation: Bewahren Sie die Einladung, die Mitgliederliste zum Zeitpunkt des Versands und den Versandnachweis, bei E-Mail den Sendebericht, bei Brief die Postliste, zusammen mit dem Protokoll auf. Der Versammlungsleiter stellt zu Beginn der Versammlung fest, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde, und das Protokoll hält das fest. Wie die Vollmachten dabei zu behandeln sind, beschreibt der Ratgeber zu Vollmachten bei virtuellen Versammlungen.