Reicht Google Forms oder Doodle für eine Vereinsabstimmung?

Ein Umfragetool ist kostenlos, jeder kennt es, und in fünf Minuten steht die Umfrage. Warum also ein Abstimmungssystem? Die ehrliche Antwort lautet: Für viele Zwecke braucht man keins. Die Grenze liegt nicht bei der Größe des Vereins, sondern bei der Frage, was mit dem Ergebnis geschieht. Ein Ergebnis, das der Vorstand als Meinungsbild nutzt, darf ungenau sein. Ein Beschluss, der in die Satzung eingreift, Geld bindet, einen Vorstand bestellt oder von einem Mitglied angefochten werden könnte, darf es nicht.

Eine Stimme pro Mitglied

Ein Formular ohne Anmeldung kann von jedem ausgefüllt werden, der den Link hat, beliebig oft. Ein Formular mit Anmeldung über ein Google-Konto beschränkt auf eine Antwort pro Konto, aber nicht pro Mitglied: Wer zwei Konten hat, stimmt zweimal, und wer kein Konto hat, gar nicht. Bei Doodle gilt Ähnliches, dort kann sich außerdem jeder Teilnehmer unter beliebigem Namen eintragen. Keines der Werkzeuge kennt Ihre Mitgliederliste.

Ein Abstimmungssystem beginnt mit dieser Liste. Jedes Mitglied erhält einen persönlichen Zugang, und der Zugang stimmt genau einmal. Das ist die Grundlage für alles Weitere: Nur wenn feststeht, wer abgestimmt hat, lässt sich feststellen, ob ein Quorum erreicht ist und ob ein Ergebnis gilt.

Anonymität gegen Kontrolle

Hier liegt der eigentliche Konstruktionsfehler von Umfragetools für Abstimmungen. Sie können anonym sein, dann prüfen sie nicht, wer abstimmt. Oder sie erfassen die Identität, dann speichern sie Name und Antwort in derselben Tabellenzeile, und jeder mit Zugriff auf die Tabelle sieht, wie das einzelne Mitglied gestimmt hat. Eine geheime Wahl braucht beides zugleich: Prüfung der Berechtigung und Trennung der Stimme von der Person. Das ist keine Einstellung, die man in einem Formular anklicken kann; es ist eine Frage der Architektur. Wie das bei einem Abstimmungssystem gelöst wird, erklärt der Ratgeber zur geheimen Wahl online im Verein.

Stimmgewichte und Vollmachten

In einem Verein mit einer Stimme je Mitglied fällt das noch nicht auf. In einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen, in einem Verband mit gestaffeltem Stimmrecht nach Mitgliederzahl der Untergliederungen oder in einer Genossenschaft mit Mehrstimmrechten muss jede Stimme ein Gewicht haben. Umfragetools zählen Köpfe. Vollmachten kennen sie ebenso wenig: Ein Mitglied, das zwei andere vertritt, kann sein Formular nur einmal abschicken, und niemand sieht im Ergebnis, welche Stimmen bevollmächtigt waren.

Protokoll

Was ein Umfragetool liefert, ist eine Tabelle mit Antworten, die jederzeit von jedem mit Bearbeitungsrecht geändert werden kann, ohne dass es auffällt. Was ein Beschluss braucht, ist ein Protokoll, das festhält: Wer war stimmberechtigt, wer hat abgestimmt, wann wurde die Abstimmung geöffnet und geschlossen, wie lautet das Ergebnis mit Ja, Nein und Enthaltungen, und das alles in einer Form, die nachträglich nicht verändert werden kann. Bei Vorstandswahlen und Satzungsänderungen sieht das Registergericht dieses Protokoll, im Streitfall ein Gericht. Eine exportierte Tabelle überzeugt dort nicht.

Wann das Umfragetool trotzdem genügt

Es gibt genug Fälle, in denen ein Abstimmungssystem übertrieben wäre. Nutzen Sie ruhig Doodle oder ein Formular, wenn:

• Sie einen Termin für die Mitgliederversammlung oder das Sommerfest suchen. Dafür ist Doodle gebaut.
• Der Vorstand ein Stimmungsbild einholt, etwa welche drei Projekte die Mitglieder im nächsten Jahr sehen wollen, ohne dass ein Beschluss daraus folgt.
• Es um eine Entscheidung geht, die niemand anfechten wird und bei der eine Doppelabgabe nichts ändert: die Farbe der neuen Vereinsjacke, das Motto der Weihnachtsfeier.
• Der Vorstand intern etwas abstimmt, das ohnehin im nächsten Sitzungsprotokoll festgehalten wird, und alle Vorstandsmitglieder sich kennen. Auch dann gilt: Frist setzen und Ergebnis ins Beschlussbuch übertragen, wie im Ratgeber zu Vorstandsbeschlüssen im Umlaufverfahren beschrieben.

Sie brauchen ein Abstimmungssystem, sobald einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Der Beschluss wird ins Vereinsregister eingetragen oder betrifft die Satzung, den Haushalt oder den Vorstand.
• Die Satzung verlangt geheime Abstimmung, oder ein Mitglied kann sie verlangen.
• Es gibt Stimmgewichte oder Vollmachten.
• Das Ergebnis könnte knapp ausfallen oder umstritten sein.
• Die Abstimmung ist Teil einer Mitgliederversammlung, deren Beschlüsse Bestand haben müssen.

Und die Umfragefunktion der Videokonferenz?

Sie ist besser als ein Formular, weil nur eingeladene Teilnehmer abstimmen. Sie hat aber dieselben Lücken: Der Moderator sieht meist, wer wie gestimmt hat, ein Teilnehmer, der über zwei Geräte eingewählt ist, stimmt zweimal, Stimmgewichte und Vollmachten gibt es nicht, und das Protokoll ist ein Bildschirmfoto. Für die offene Abstimmung über die Genehmigung des Protokolls reicht das. Für die Vorstandswahl nicht.

Der Aufwand ist kleiner als gedacht

Was einen Vorstand von einem Abstimmungssystem abhält, ist meist die Vorstellung, es sei kompliziert. In der Praxis besteht die Vorbereitung aus zwei Dingen: der Mitgliederliste mit E-Mail-Adressen, die Sie ohnehin pflegen, und den Tagesordnungspunkten, die Sie ohnehin in die Einladung schreiben. Der Rest ist ein Link je Mitglied und ein Protokoll am Ende. Der Zeitaufwand entspricht dem für ein sorgfältig gebautes Formular, mit dem Unterschied, dass das Ergebnis Bestand hat.