Peut-on utiliser Google Forms ou Doodle pour un vote associatif ?

Pourquoi la question se pose

Beaucoup de trésoriers et de secrétaires d'association ont déjà créé un formulaire Google pour connaître l'avis des membres, et un Doodle pour trouver la date d'une réunion. Ces outils sont gratuits, connus de tous et prêts en cinq minutes. La tentation est grande de s'en servir aussi pour voter : approuver les comptes, élire le bureau, choisir entre deux projets. La question n'est pas de savoir s'ils fonctionnent, mais si le résultat tiendrait face à un membre qui le conteste. Pour cela, il faut regarder ce qu'un vote exige et ce qu'un sondage ne fait pas.

Anonymat ou contrôle : il faut choisir

Un formulaire Google offre deux réglages. Soit vous collectez l'adresse électronique des répondants, et vous savez alors qui a répondu quoi : le vote n'est pas secret, et l'organisateur voit chaque choix individuel dans une feuille de calcul. Soit vous ne la collectez pas, et le formulaire est anonyme : mais alors n'importe qui disposant du lien peut répondre, autant de fois qu'il le souhaite, membre ou non. L'option « limiter à une réponse » n'y change rien de fondamental : elle exige un compte Google, que tous les membres n'ont pas, et elle n'empêche pas de répondre depuis un second compte.

Un vrai système de vote fait les deux à la fois : il vérifie l'identité du votant à l'entrée, puis sépare cette identité du bulletin. Ce point est développé dans le guide sur le vote à bulletin secret en ligne. Aucun outil de sondage n'a été conçu pour cela.

Une voix par membre

Un vote associatif repose sur une liste : celle des membres ayant le droit de voter, à jour de cotisation, à la date de l'assemblée. Un formulaire ne connaît pas cette liste. Il ne sait pas qu'un répondant a démissionné, qu'un autre n'a jamais adhéré, qu'un troisième a répondu deux fois depuis deux appareils. Vous pouvez, après coup, croiser les réponses avec votre fichier, éliminer les doublons et les inconnus, mais c'est vous qui le faites, à la main, après le vote, sans que personne puisse le vérifier. Pour une élection serrée, c'est intenable.

Pondération et pouvoirs

Deux situations rendent les outils de sondage inutilisables d'emblée. La première est la pondération des voix : en copropriété, chaque vote compte pour les tantièmes du lot, et une résolution de l'article 25 exige la majorité de toutes les voix du syndicat, y compris les absents. Un formulaire compte des réponses, pas des tantièmes. La seconde est le pouvoir : un membre qui vote pour lui-même et pour deux mandants doit pouvoir exprimer trois voix, dans la limite prévue par les statuts ou la loi. Un formulaire ne sait pas ce qu'est un mandataire. Le guide sur les pouvoirs en assemblée générale à distance montre ce que cela suppose.

Le relevé

Après un vote, il faut pouvoir prouver ce qui s'est passé : qui était inscrit, qui a voté, quand le vote a été ouvert et clos, et quel a été le résultat. Un formulaire produit une feuille de calcul que l'organisateur peut modifier, dans laquelle rien n'est figé et où l'horodatage dépend du fuseau du compte. Il n'y a pas de clôture nette : les réponses arrivées après l'heure sont dans la même feuille que les autres. Le procès-verbal repose alors sur la parole de la personne qui tient le fichier. Un système de vote fournit un relevé qu'il n'est pas possible de modifier après la clôture, et c'est ce relevé qui protège les dirigeants en cas de contestation.

Le cas de Doodle

Doodle est un outil de planification. Chaque participant voit les réponses des autres et peut, selon les réglages, les modifier. C'est idéal pour trouver la date d'une réunion de bureau et c'est précisément pour cela qu'il est inadapté à un vote : il n'y a ni secret, ni liste électorale, ni clôture, ni relevé. Utilisez-le pour ce qu'il fait bien.

Quand un sondage suffit, et quand il faut autre chose

Il serait excessif d'exiger un système de vote pour chaque question posée aux membres. Un outil de sondage convient parfaitement dans les cas suivants :

• un choix de date ou de lieu ;
• une consultation indicative, dont le résultat éclaire le bureau sans le lier ;
• le choix d'un logo, d'un nom d'événement ou d'un menu ;
• un recueil de propositions avant une assemblée ;
• un vote ouvert dans un groupe de quelques personnes qui se connaissent et où chacun accepte que sa réponse soit visible, par exemple un bureau de cinq membres qui valide une dépense courante.

Dans tous ces cas, dites clairement aux membres qu'il s'agit d'un sondage et non d'une décision formelle, et ne le présentez pas comme un vote dans le procès-verbal.

Il faut en revanche un véritable système de vote dans les situations suivantes :

• toute élection de personnes ;
• toute résolution d'assemblée générale : comptes, budget, cotisation, modification des statuts ;
• toute assemblée de copropriété, où la pondération et les mentions du procès-verbal sont imposées par la loi ;
• toute consultation de syndicat ou de fédération à grande échelle ;
• tout vote dont vous savez déjà qu'il divise les membres.

Pour ces situations, il faut un système avec un accès personnel par membre, une séparation entre l'identité et le bulletin, la pondération, les pouvoirs et un relevé horodaté. Le coût est modeste au regard de celui d'une assemblée à refaire.