Kan man bruge Google Forms eller Doodle til en afstemning i foreningen?

Spørgsmålet er rimeligt. Google Forms er gratis, Doodle kender alle, og begge kan sættes op på fem minutter. Til meget af det, en forening skal have svar på, er det også helt fint. Problemet opstår, når resultatet skal stå i et referat som en beslutning, og et medlem bagefter spørger, hvordan I ved, at det var medlemmer, der stemte, og at de kun stemte én gang. Her er, hvad værktøjerne kan, hvad de ikke kan, og hvor grænsen går.

Hvad et spørgeskema faktisk gør

Google Forms laver ét link, som alle med linket kan svare på, så mange gange de vil. Slår I "begræns til ét svar" til, kræver det, at hver svarende logger ind med en Google-konto, og vil I vide, hvem der svarede, skal skemaet samtidig gemme e-mailadressen sammen med svaret. Doodle viser navne og svar åbent for alle deltagere, og enhver med linket kan tilføje sig selv eller rette sit svar. Ingen af værktøjerne ved, hvem jeres medlemmer er. De ved kun, hvem der har fået linket.

Det er ikke en fejl i værktøjerne. De er lavet til at indsamle svar, ikke til at afgøre noget. Forskellen bliver tydelig, når man gennemgår de fire krav, en foreningsafstemning normalt skal opfylde.

Anonymitet eller kontrol, ikke begge dele

En afstemning i en forening skal ofte være hemmelig, fx ved personvalg eller når et medlem forlanger skriftlig afstemning. Samtidig skal I kunne stå inde for, at kun stemmeberettigede har stemt, og kun én gang hver. Et spørgeskema tvinger jer til at vælge. Enten er det anonymt, og så kan naboens teenager stemme tre gange, eller også registrerer det e-mail eller navn, og så er stemmen ikke hemmelig, og den, der ejer skemaet, kan se alt.

Et afstemningssystem løser det ved at give hvert medlem et personligt link, der bruges op, når stemmen er afgivet, og ved at gemme stemmen uden forbindelse til medlemmet. Hvordan det fungerer i praksis, står i guiden om hemmelig afstemning online.

Én stemme, stemmevægt og fuldmagter

Tre ting mere, som et spørgeskema ikke kan. Det kan ikke afvise et medlem i restance eller en lejer, der ikke har stemmeret. Det kan ikke give én stemme til et medlem og tre til et andet, som det er nødvendigt i en ejerforening med fordelingstal eller i en andelsboligforening, hvor et medlem har to andele. Og det kan ikke lade et medlem overdrage sin stemme til et andet medlem ved fuldmagt, så fuldmagtshaveren stemmer to gange på lovlig vis, mens alle andre kun kan stemme én gang.

I en forening, hvor alle har én stemme, ingen er i restance, og ingen bruger fuldmagter, er de tre punkter uden betydning. I en boligforening er de hele afstemningen.

Dokumentation: det, ingen tænker på før bagefter

En beslutning skal kunne bevises. Det kræver, at I bagefter kan vise, hvor mange der var stemmeberettigede, hvornår afstemningen var åben, hvor mange der stemte, og at ingen har ændret i tallene. I Google Forms kan den, der ejer skemaet, slette og redigere svar uden spor, og det kan ikke bevises, at et svar kom fra et medlem. I Doodle kan deltagerne selv ændre svar, efter afstemningen burde være lukket.

Et afstemningssystem gemmer en protokol med tidsstempler, antal og resultat, som ikke kan redigeres bagefter. Det er den protokol, dirigenten vedhæfter referatet, og som afgør sagen, hvis et medlem anfægter beslutningen et halvt år senere.

Hvornår det er fint alligevel

Et spørgeskema er det rigtige værktøj, når svaret ikke binder nogen, og når det ikke gør noget, at alle kan se hinandens svar:

• Dato for sommerfest, arbejdsdag eller generalforsamling. Doodle er lavet til det.
• Vejledende meningsmåling før en generalforsamling, fx hvilke af tre forslag til legeplads bestyrelsen skal arbejde videre med.
• Tilmelding og praktiske spørgsmål: hvor mange kommer, hvem tager kage med.
• Bestyrelsens egne hurtige afklaringer, hvor alle fem kan se hinandens svar, og hvor beslutningen føres i protokollen bagefter. Læs dog først guiden om bestyrelsesbeslutninger mellem møderne.

En enkel tommelfingerregel: Hvis resultatet skal stå i et referat som en beslutning, hvis nogen kan blive utilfreds nok til at anfægte det, eller hvis vedtægterne stiller krav til afstemningen, så brug et afstemningssystem. Ellers brug det, der er nemmest.

Hvad I skal kigge efter i stedet

Skal I vælge et afstemningssystem, er listen kort. Personlige links eller login til hvert medlem. Mulighed for hemmelig afstemning per punkt. Stemmevægt per medlem. Fuldmagter, der kan gives og dokumenteres. En protokol, der ikke kan redigeres. Og data opbevaret i EU med en databehandleraftale. Der findes flere systemer, der kan det. Evote er ét af dem og koster 99 kr. per afstemning, med et gratis niveau til foreninger med op til 50 deltagere. Uanset hvilket system I vælger, er det kravene ovenfor, der bør afgøre valget, ikke prisen.