Er en digital generalforsamling gyldig? Det siger vedtægter og lov

Spørgsmålet kommer typisk fra et medlem, der er utilfreds med en beslutning: "Kan I overhovedet det, når mødet var på video?" Svaret afhænger ikke af teknikken, men af tre ting: om vedtægterne tillader mødeformen, om alle stemmeberettigede kunne deltage og stemme, og om I kan dokumentere, hvad der blev besluttet og af hvem. Er de tre ting på plads, er en digital generalforsamling lige så gyldig som en i forsamlingshuset.

Ingen godkender generalforsamlingen på forhånd

Ingen myndighed stempler en generalforsamling som gyldig. Beslutningerne gælder, indtil nogen anfægter dem, og det sker i praksis på to måder. Enten protesterer et medlem på selve mødet og får det ført til referat, eller også går et medlem efterfølgende til domstolene. I begge tilfælde er spørgsmålet det samme: Blev vedtægterne og de almindelige foreningsretlige principper overholdt, og kan fejlen have haft betydning for resultatet?

Det sidste er vigtigt. En mindre fejl, som ikke kunne have ændret udfaldet, gør sjældent en beslutning ugyldig. En fejl, der har afskåret medlemmer fra at stemme, kan gøre det, også selv om flertallet så stort ud.

Vedtægterne bestemmer mødeformen

For foreninger uden en særlov, og det er de fleste andelsbolig-, grundejer-, idræts- og interesseforeninger, findes der ingen lov, der siger, hvordan generalforsamlingen skal holdes. Det gør vedtægterne. Læs afsnittet om generalforsamlingen og se efter formuleringer som "afholdes i kommunen", "ved personligt fremmøde" eller "skriftlig afstemning".

Tre situationer er typiske. Vedtægterne nævner udtrykkeligt digital eller elektronisk deltagelse: Så er I på sikker grund. Vedtægterne siger intet om formen: Så er et hybridmøde med fysisk mødested normalt i orden, fordi ingen mister en ret, de har i dag, mens et rent digitalt møde er usikkert. Vedtægterne kræver fysisk fremmøde eller et bestemt sted: Så skal I ændre vedtægterne først, og ændringen skal vedtages på et møde, der selv overholder de gamle regler.

Ejerforeninger bør desuden tjekke, om deres vedtægter bygger på normalvedtægten, og hvad den version, der gælder for dem, siger om elektronisk kommunikation.

Hybrid eller rent digitalt: den afgørende forskel

Forskellen på de to mødeformer er juridisk større end teknisk. Ved et hybridmøde er der stadig et lokale, en dato og en dirigent til stede, og medlemmer, der ikke vil eller kan deltage digitalt, møder op som altid. Den digitale deltagelse er et tilbud oven i det, medlemmerne har krav på. Derfor er det svært at anfægte et hybridmøde med henvisning til mødeformen alene.

Ved et rent digitalt møde fjerner I muligheden for fysisk fremmøde. Det er et indgreb i medlemmernes rettigheder, og det kræver hjemmel i vedtægterne. Har I ikke den hjemmel, så hold hybrid. Det koster et lokale og en projektor, og det fjerner den mest oplagte indsigelse. Se guiden om hybrid generalforsamling.

Uanset form skal indkaldelsen beskrive, hvordan mødet afvikles, hvordan man får adgang, og hvordan der stemmes. Et medlem, der først på dagen opdager, at mødet kræver en computer, har et reelt argument.

Selskaber: selskabsloven § 77

Aktie- og anpartsselskaber har, i modsætning til foreninger, en udtrykkelig lovregel. Selskabsloven § 77 skelner mellem delvis elektronisk generalforsamling, hvor kapitalejerne kan deltage elektronisk som supplement til fysisk fremmøde, og fuldstændig elektronisk generalforsamling uden fysisk fremmøde. Den delvise form kan ledelsen selv beslutte, medmindre vedtægterne udelukker det (§ 77, stk. 1). Den fuldstændige form kræver en beslutning truffet af generalforsamlingen, og beslutningen skal optages i vedtægterne (§ 77, stk. 2). Loven stiller desuden krav om, at systemet gør det muligt for kapitalejerne at deltage, ytre sig og stemme, og at indkaldelsen oplyser om fremgangsmåden og de tekniske krav. Tjek den gældende ordlyd og jeres vedtægter, før I indkalder.

Foreninger kan bruge § 77 som inspiration, men ikke som hjemmel. Reglen gælder kun selskaber.

Dokumentation: det, der afgør sagen bagefter

Bliver en beslutning anfægtet, sker det ofte måneder senere. Til den tid er hukommelsen ikke nok. I skal kunne fremlægge:

• Indkaldelsen med dato for udsendelse, dagsorden, beskrivelse af mødeformen og adgangen.
• Deltagerlisten: hvem der var stemmeberettiget, hvem der deltog, og hvem der var repræsenteret ved fuldmagt.
• Protokollen fra afstemningssystemet for hvert punkt: antal stemmeberettigede, afgivne stemmer, for, imod, blanke, og tidspunkt for åbning og lukning.
• Referatet, underskrevet af dirigent og referent, med dirigentens konstateringer om lovlig indkaldelse og beslutningsdygtighed.
• Eventuelle protester fra medlemmer og dirigentens svar på dem.

Ved en digital generalforsamling er de tre midterste punkter ofte bedre dokumenteret end ved en fysisk, fordi systemet gemmer dem automatisk. Håndsoprækning i en sal efterlader ingen spor. Det er et argument for, ikke imod, den digitale form.

Hvad der gør en beslutning anfægtelig

Erfaringen fra både fysiske og digitale møder peger på de samme fejl:

• Indkaldelsen er sendt for sent eller mangler et punkt, der senere blev besluttet.
• Et medlem kunne ikke komme ind, og ingen hjalp eller holdt afstemningen åben.
• Der blev stemt med forkert vægt, fx én stemme per person i en ejerforening, hvor vedtægterne foreskriver fordelingstal.
• Fuldmagter blev talt med uden at være dokumenteret, eller flere end vedtægterne tillader.
• Et krav om hemmelig afstemning blev afvist.
• Dirigenten konstaterede et resultat, som protokollen ikke kan bekræfte.

Ingen af dem har med teknikken at gøre. De handler om indkaldelse, adgang, stemmevægt og dokumentation, og de kan alle undgås med forberedelse. Se guiden om digital generalforsamling trin for trin og guiden om hemmelig afstemning online.