Virtuelle Mitgliederversammlung im Verein: Was seit der BGB-Reform gilt

Die Rechtslage seit 2023

Mit dem Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen wurde § 32 BGB zum 21. März 2023 geändert. Seitdem gilt nach § 32 Abs. 2 Satz 1 BGB: Bei der Einberufung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und ihre Rechte ausüben können. Das ist die hybride Versammlung, und sie braucht keine Satzungsgrundlage mehr.

Eine rein virtuelle Versammlung ohne Versammlungsort ist nach § 32 Abs. 2 Satz 2 BGB möglich, wenn die Mitglieder zuvor beschlossen haben, dass künftige Versammlungen auch virtuell einberufen werden dürfen, oder wenn die Satzung das vorsieht. Für diesen Beschluss genügt nach dem Gesetz die Mehrheit der abgegebenen Stimmen; die Satzung kann mehr verlangen. Enthält Ihre Satzung eine ältere Klausel, die Präsenz ausdrücklich vorschreibt, geht die Satzung vor. Dann ist zuerst eine Satzungsänderung nötig.

Davon zu unterscheiden ist der Beschluss ohne Versammlung nach § 32 Abs. 3 BGB. Er ist nur gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären. Für einen Verein mit mehr als einer Handvoll Mitgliedern ist das eine Ausnahme für unstrittige Einzelfragen, kein Ersatz für die Versammlung.

Für Wohnungseigentümergemeinschaften gilt eine eigene Regelung in § 23 WEG (siehe den Ratgeber zur Eigentümerversammlung online): Online-Teilnahme an der Eigentümerversammlung kann per Mehrheitsbeschluss ermöglicht werden, und seit Oktober 2024 können die Eigentümer mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen auch rein virtuelle Versammlungen zulassen.

Wann eine Satzungsänderung trotz der Reform sinnvoll ist

Rechtlich nötig ist eine Satzungsänderung nur, wenn die Satzung Präsenz vorschreibt oder die elektronische Teilnahme ausschließt. Trotzdem gibt es gute Gründe, die Satzung bei nächster Gelegenheit anzupassen. Ein Mitgliederbeschluss nach § 32 Abs. 2 BGB steht im Protokoll einer bestimmten Versammlung; nach einigen Jahren und zwei Vorstandswechseln weiß niemand mehr sicher, ob er gefasst wurde und mit welchem Wortlaut. Eine Satzungsklausel ist dagegen im Vereinsregister hinterlegt und für jedes Mitglied und jedes Registergericht nachlesbar.

Die Satzung kann außerdem Fragen regeln, die das Gesetz offen lässt: ob der Vorstand die Form der Versammlung frei wählt oder ob eine Minderheit der Mitglieder eine Präsenzversammlung verlangen kann, mit welcher Frist die Zugangsdaten bekannt gegeben werden, ob eine Stimmabgabe vor der Versammlung zulässig ist und wie mit Verbindungsabbrüchen umgegangen wird. Formulieren Sie solche Klauseln technikneutral, damit die Satzung nicht bei jedem Systemwechsel geändert werden muss. Die Satzungsänderung selbst braucht nach § 33 BGB drei Viertel der abgegebenen Stimmen, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt, und wird erst mit der Eintragung im Vereinsregister wirksam.

Was in der Einladung stehen muss

Die Einladung muss in der Form und Frist erfolgen, die die Satzung vorschreibt (Muster und Fristen im Ratgeber zur Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung). Nach § 32 Abs. 2 Satz 3 BGB muss sie bei einer hybriden oder virtuellen Versammlung zusätzlich angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können: welches System genutzt wird, wie sich die Mitglieder anmelden, wie sie sich zu Wort melden, wie abgestimmt wird und bis wann Vollmachten einzureichen sind. Jedes Mitglied erhält einen persönlichen Zugang, denn nur so lässt sich sicherstellen, dass jedes Mitglied genau einmal abstimmt.

Fehlen diese Angaben, riskieren Sie, dass Beschlüsse später wegen eines Einberufungsmangels angefochten werden.

Beschlussfähigkeit und Anwesenheitsliste

Das BGB kennt kein Quorum für die Mitgliederversammlung, viele Satzungen verlangen aber eine Mindestzahl anwesender Mitglieder, etwa für Satzungsänderungen oder die Auflösung. Bei elektronischer Teilnahme muss die Versammlungsleitung deshalb feststellen können, wer zu welchem Zeitpunkt teilnimmt. Die Anwesenheitsliste besteht dann aus zwei Teilen: der Unterschriftenliste im Saal und der Liste der elektronisch angemeldeten Mitglieder, die das System mit dem Zeitpunkt der Anmeldung führt. Beide zusammen ergeben die Zahl der Anwesenden; dazu kommen die durch Vollmacht vertretenen Stimmen.

Stellen Sie die Beschlussfähigkeit zu Beginn fest und halten Sie das Ergebnis mit den Zahlen im Protokoll fest. Ob ein späteres Ausscheiden einzelner Online-Teilnehmer die Beschlussfähigkeit berührt, richtet sich nach der Satzung; bei knappen Verhältnissen sollte die Versammlungsleitung die Zahl der Teilnehmer vor wichtigen Beschlüssen erneut prüfen. Ein Abstimmungssystem zeigt jederzeit, wie viele Zugänge aktiv sind und wie viele Stimmen abgegeben wurden; das ist zugleich der Nachweis, dass jedes Mitglied abstimmen konnte.

Anforderungen an die Abstimmung

Damit Beschlüsse einer hybriden oder virtuellen Versammlung wirksam sind, muss die Abstimmung drei Dinge leisten:

• Jedes Mitglied kann abstimmen, auch die Mitglieder vor Ort, und zwar gleichzeitig mit den Online-Teilnehmern. Bei hybriden Versammlungen stimmen deshalb am besten alle über dasselbe System ab.
• Jedes Mitglied stimmt genau einmal. Ein gemeinsamer Link für alle genügt nicht; nötig sind persönliche Zugänge.
• Das Ergebnis ist dokumentiert: Zahl der Stimmberechtigten, Zahl der abgegebenen Stimmen, Ja, Nein, Enthaltungen, jeweils mit Zeitstempel.

Verlangt die Satzung oder ein Mitglied eine geheime Wahl, etwa bei Vorstandswahlen, muss das System die Stimme getrennt von der Identität speichern. Umfragetools können das nicht.

Ob und an wen Stimmrechte übertragen werden dürfen, regelt die Satzung (ausführlich im Ratgeber zu Vollmachten bei virtuellen Versammlungen). Digital erteilt das Mitglied die Vollmacht selbst über seinen persönlichen Zugang, der Bevollmächtigte stimmt mit beiden Stimmen ab, und das Protokoll weist die Vollmachtsstimmen gesondert aus. Setzen Sie in der Einladung eine Frist, damit die Versammlungsleitung vor Beginn weiß, wie viele Stimmen vertreten sind.

Protokoll und Checkliste

Das Protokoll der Versammlung wird wie gewohnt vom Versammlungsleiter und dem Protokollführer unterzeichnet. Es hält die Form der Versammlung fest, die Zahl der im Saal und der elektronisch anwesenden Mitglieder und die Feststellung der Beschlussfähigkeit. Fügen Sie das Abstimmungsprotokoll des Systems als Anlage bei. Bei Beschlüssen, die ins Vereinsregister eingetragen werden, etwa Vorstandswahlen oder Satzungsänderungen, verlangt das Registergericht ein Protokoll, aus dem Form der Versammlung, Beschlussfähigkeit und Abstimmungsergebnis hervorgehen.

• Satzung geprüft: Präsenzpflicht, Klausel zu virtuellen Versammlungen, Mehrheitserfordernisse, Quorum.
• Bei rein virtueller Versammlung: Beschluss der Mitglieder oder Satzungsgrundlage vorhanden.
• Einladung nennt Form, System, Zugang, Abstimmungsablauf und Vollmachtsfrist.
• Mitgliederliste mit E-Mail-Adresse und Stimmgewicht vorbereitet.
• Anwesenheitsliste für Saal und Online-Teilnahme vorbereitet, Beschlussfähigkeit zu Beginn festgestellt.
• Geheime Wahl für Personenwahlen eingerichtet.
• Abstimmungsprotokoll dem Versammlungsprotokoll beigefügt.