Eigentümerversammlung online: Was § 23 WEG erlaubt

Zwei Stufen: Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung

Das Wohnungseigentumsgesetz kennt seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), das am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, die Online-Teilnahme: Nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG können die Wohnungseigentümer beschließen, dass Eigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Dafür genügt die einfache Mehrheit. Die Versammlung bleibt eine Präsenzversammlung mit einem Ort, zu dem jeder kommen darf; die Online-Teilnahme ist ein zusätzliches Angebot.

Die zweite Stufe kam im Oktober 2024. Nach dem neuen § 23 Abs. 1a WEG können die Eigentümer mit einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung ausschließlich virtuell, also ohne Versammlungsort, stattfindet. Ein solcher Beschluss gilt für höchstens drei Jahre und muss dann erneuert werden. Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechtsausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein: Jeder Eigentümer muss zuhören, sich äußern, Anträge stellen und abstimmen können.

Die Übergangsregel bis Ende 2028

Der Gesetzgeber hat eine Übergangsregel eingebaut. Nach § 48 Abs. 6 WEG sieht das Gesetz für Gemeinschaften, deren Gebäude vor 2020 fertiggestellt wurde, bis Ende 2028 vor, dass trotz eines Beschlusses über virtuelle Versammlungen weiterhin mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfindet, sofern die Eigentümer nicht darauf verzichten. Für später fertiggestellte Gebäude gilt diese Einschränkung nach dem Gesetzeswortlaut nicht. In der Praxis bedeutet das für die meisten Bestandsanlagen: Die jährliche Versammlung bleibt bis 2028 eine Präsenz- oder Hybridversammlung, zusätzliche Versammlungen im Jahr können rein virtuell sein. Wie ein Verzicht der Eigentümer zu erklären ist, sollten Sie im Zweifel mit dem Verwalter oder einem Rechtsanwalt klären.

Prüfen Sie außerdem Ihre Gemeinschaftsordnung und die Teilungserklärung. Enthalten sie Vorgaben zur Form der Versammlung, gehen diese in der Regel vor, solange sie nicht durch Beschluss oder Vereinbarung geändert wurden.

Einladung: Textform und drei Wochen

Die Einberufung erfolgt durch den Verwalter in Textform, also auch per E-Mail, wenn die Adresse dem Verwalter vorliegt. Die Ladungsfrist soll nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen betragen, außer bei besonderer Dringlichkeit. Bei einer Versammlung mit Online-Teilnahme oder rein virtueller Durchführung muss die Einladung zusätzlich angeben, über welches System teilgenommen wird, wie sich die Eigentümer anmelden und wie abgestimmt wird. Jeder Eigentümer erhält dafür einen persönlichen Zugang. Ein Link für alle reicht nicht, weil dann niemand feststellen kann, wer abgestimmt hat.

Tagesordnungspunkte müssen so genau bezeichnet sein, dass jeder Eigentümer erkennen kann, worüber beschlossen wird. Das gilt online genauso wie im Saal. Ein Beschluss zu einem Punkt, der nicht angekündigt war, ist anfechtbar.

Stimmrecht und Miteigentumsanteile

Nach § 25 Abs. 2 WEG hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme (Kopfprinzip), sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Viele Gemeinschaftsordnungen sehen jedoch das Objektprinzip (eine Stimme je Einheit) oder das Wertprinzip nach Miteigentumsanteilen vor. Das Abstimmungssystem muss den geltenden Schlüssel abbilden und das Ergebnis nach Köpfen oder nach Anteilen ausweisen, je nachdem, was für den jeweiligen Beschluss zählt. Bei der Dreiviertelmehrheit für den Beschluss über virtuelle Versammlungen kommt es auf die abgegebenen Stimmen an.

Das Gesetz selbst kennt seit der Reform 2020 kein Beschlussfähigkeitsquorum mehr; die Versammlung ist danach unabhängig davon beschlussfähig, wie viele Eigentümer erschienen oder vertreten sind. Prüfen Sie aber, ob Ihre Gemeinschaftsordnung eine eigene Regelung enthält. Umso wichtiger ist die vollständige Eigentümerliste mit E-Mail-Adresse und Stimmgewicht, die der Verwalter vor der Einladung aktualisiert.

Vollmachten

Vollmachten bedürfen nach § 25 Abs. 3 WEG zu ihrer Gültigkeit der Textform. Eine E-Mail an den Verwalter genügt; ein mündlicher Hinweis am Telefon nicht. Die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis der möglichen Bevollmächtigten einschränken, etwa auf andere Eigentümer, Ehegatten oder den Verwalter. In einem Abstimmungssystem trägt der Verwalter die eingegangenen Vollmachten vor der Versammlung ein, der Bevollmächtigte stimmt dann mit den vertretenen Anteilen ab, und das Protokoll weist die Vollmachtsstimmen gesondert aus. Setzen Sie in der Einladung eine Frist für Vollmachten, damit zu Beginn der Versammlung klar ist, wer wie viele Stimmen führt. Mehr dazu im Ratgeber zu Vollmachten bei virtuellen Versammlungen.

Ablauf und Protokoll

Der Versammlungsleiter, meist der Verwalter, eröffnet jeden Tagesordnungspunkt, lässt die Aussprache zu und startet dann die Abstimmung. Die Eigentümer stimmen am Telefon oder Computer ab, ob im Raum oder zu Hause. Der Leiter stellt das Ergebnis fest und verkündet es. Ein kurzer Test zu Beginn, etwa die Abstimmung über die Feststellung der Tagesordnung, zeigt, ob alle Zugänge funktionieren. Bricht bei einem Eigentümer die Verbindung ab, lässt der Leiter die Abstimmung ein paar Minuten länger offen.

Über die Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG eine Niederschrift zu fertigen, die vom Versammlungsleiter, einem Eigentümer und, wenn ein Verwaltungsbeirat besteht, dessen Vorsitzendem oder Vertreter unterschrieben wird. Fügen Sie das Abstimmungsprotokoll des Systems mit Zeitstempeln, Stimmgewichten und Ergebnis je Beschluss als Anlage bei und tragen Sie die Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ein. Da Beschlüsse nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung angefochten werden können, ist eine lückenlose Dokumentation der Online-Abstimmung Ihr wichtigster Schutz.

Checkliste für Verwalter und Beirat

• Beschluss über Online-Teilnahme (einfache Mehrheit) oder virtuelle Versammlung (Dreiviertelmehrheit, höchstens drei Jahre) liegt vor.
• Übergangsregel nach § 48 Abs. 6 WEG geprüft: Für Gebäude, die vor 2020 fertiggestellt wurden, bis Ende 2028 grundsätzlich mindestens eine Präsenzversammlung im Jahr, sofern die Eigentümer nicht darauf verzichten.
• Gemeinschaftsordnung auf Formvorgaben und Stimmrechtsschlüssel geprüft.
• Einladung in Textform, mindestens drei Wochen vorher, mit System, Zugang, Abstimmungsablauf und Vollmachtsfrist.
• Eigentümerliste mit E-Mail und Miteigentumsanteilen aktualisiert.
• Vollmachten in Textform erfasst.
• Abstimmungsprotokoll der Niederschrift beigefügt, Beschluss-Sammlung ergänzt.