Vollmachten und Stimmrechtsübertragung bei virtuellen Versammlungen

Verein: Die Satzung entscheidet

Das Vereinsrecht geht davon aus, dass Mitgliedschaftsrechte höchstpersönlich sind. Nach § 38 BGB kann die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte nicht einem anderen überlassen werden. Diese Vorschrift ist jedoch abdingbar: Die Satzung kann die Stimmrechtsübertragung zulassen, und viele Satzungen tun das, oft mit Einschränkungen. Typische Regelungen sind: Vollmacht nur an andere Mitglieder, höchstens eine oder zwei Vollmachten pro Person, Vollmacht in Schriftform oder Textform, Vorlage vor Beginn der Versammlung.

Schweigt Ihre Satzung, gilt nach überwiegender Auffassung der gesetzliche Grundsatz, und eine Stimmrechtsübertragung ist nicht möglich. Dann hilft nur die persönliche Teilnahme, die bei einer hybriden oder virtuellen Versammlung immerhin von zu Hause aus geht. Das ist einer der praktischen Vorteile der Online-Teilnahme: Sie senkt den Bedarf an Vollmachten erheblich.

Ob die Versammlung im Saal, hybrid oder rein virtuell stattfindet, ändert an den Satzungsregeln nichts. Was für Papiervollmachten gilt, gilt auch digital.

WEG: Vollmacht in Textform nach § 25 Abs. 3 WEG

In der Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Stellvertretung gesetzlich vorgesehen. Vollmachten bedürfen nach § 25 Abs. 3 WEG zu ihrer Gültigkeit der Textform. Das heißt: eine lesbare Erklärung, aus der hervorgeht, wer sie abgibt, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine E-Mail an den Verwalter genügt, ebenso ein Formular in einem Abstimmungssystem. Ein Anruf genügt nicht, und eine bloße Ankündigung auch nicht.

Die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis der Bevollmächtigten beschränken, etwa auf andere Eigentümer, Ehegatten und den Verwalter. Solche Vertreterklauseln sind verbreitet und sollten vor jeder Versammlung geprüft werden. Wer an eine nicht zugelassene Person bevollmächtigt, dessen Stimme darf nicht gezählt werden.

Frist setzen und in der Einladung nennen

Weder das BGB noch das WEG schreiben eine Frist für die Vorlage von Vollmachten vor. Die Satzung oder Gemeinschaftsordnung kann eine enthalten. Enthält sie keine, sollte die Einladung eine Frist nennen, etwa einen Tag vor der Versammlung. Der Grund ist praktisch: Die Versammlungsleitung muss zu Beginn wissen, wer wie viele Stimmen führt, und bei Online-Abstimmungen müssen die Vollmachten im System eingetragen sein, bevor die erste Abstimmung startet.

Eine in der Einladung genannte Frist ohne Grundlage in der Satzung ist eine Ordnungsfrist. Kommt eine Vollmacht später, ist sie in der Regel nicht allein deshalb ungültig. Die Versammlungsleitung sollte sie dann nach Möglichkeit noch erfassen, notfalls per manueller Eintragung. Wie die Einladung insgesamt aufgebaut sein sollte, beschreibt der Ratgeber zur Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung.

Digitale Erteilung: Drei Wege

In der Praxis kommen Vollmachten bei virtuellen Versammlungen auf drei Wegen ins System:

• Das Mitglied erteilt die Vollmacht selbst über seinen persönlichen Zugang und wählt den Bevollmächtigten aus der Mitgliederliste. Das ist der sauberste Weg, weil die Identität des Vollmachtgebers durch den persönlichen Zugang gesichert ist und die Erklärung mit Zeitstempel gespeichert wird.
• Das Mitglied schickt eine E-Mail oder ein unterschriebenes Formular, und die Geschäftsstelle oder der Verwalter trägt die Vollmacht im System ein. Die Original-E-Mail wird zur Versammlung aufbewahrt.
• Papiervollmacht am Versammlungsort bei hybriden Versammlungen. Die Versammlungsleitung prüft sie beim Einlass und trägt sie vor der ersten Abstimmung ein.

In allen drei Fällen stimmt der Bevollmächtigte anschließend über seinen eigenen Zugang mit der eigenen Stimme und den vertretenen Stimmen ab. Das System muss dabei erkennen, dass er mehrere Stimmen führt, und darf keine davon doppelt zählen. Der Vollmachtgeber verliert für die Dauer der Vollmacht sein eigenes Abstimmungsrecht im System, damit nicht beide abstimmen.

Weisungen und Widerruf

Eine Vollmacht kann mit Weisungen verbunden sein, etwa: bei Tagesordnungspunkt 4 mit Nein stimmen. Ob der Bevollmächtigte sich daran hält, ist eine Frage des Innenverhältnisses; die Stimme zählt nach allgemeiner Auffassung auch dann, wenn er abweicht. Wer sicher gehen will, sollte den Bevollmächtigten sorgfältig wählen oder, wenn die Satzung es erlaubt, stattdessen Briefwahl oder Vorab-Stimmabgabe nutzen.

Ein Widerruf ist bis zur Stimmabgabe möglich. Erscheint das Mitglied doch selbst und will es selbst abstimmen, widerruft es die Vollmacht gegenüber der Versammlungsleitung; diese muss die Vollmacht im System löschen, bevor die nächste Abstimmung beginnt.

Protokoll

Das Versammlungsprotokoll sollte für jede Abstimmung die Zahl der anwesenden Mitglieder und die Zahl der durch Vollmacht vertretenen Stimmen getrennt ausweisen. Ein Abstimmungssystem liefert diese Aufstellung automatisch. Bewahren Sie die Vollmachten selbst, ob als E-Mail, Formular oder Systemeintrag mit Zeitstempel, zusammen mit dem Protokoll auf. Bei Beschlüssen, die ins Vereinsregister eingetragen werden, kann das Registergericht die Anwesenheitsliste einschließlich der Vollmachten sehen wollen.

Checkliste

• Satzung oder Gemeinschaftsordnung geprüft: Ist Stimmrechtsübertragung erlaubt, an wen, wie viele, in welcher Form?
• Einladung nennt Form und Frist der Vollmacht und beschreibt den digitalen Weg.
• Vollmachten sind vor der ersten Abstimmung im System eingetragen.
• Der Vollmachtgeber kann nicht mehr selbst abstimmen, solange die Vollmacht gilt.
• Protokoll weist Vollmachtsstimmen gesondert aus; Vollmachten werden mit dem Protokoll archiviert.