Les pouvoirs en assemblée générale à distance : règles et bonnes pratiques

Moins de pouvoirs, mais toujours des pouvoirs

Quand l'assemblée se tient à distance ou en format hybride, le nombre de pouvoirs diminue : un membre qui ne pouvait pas se déplacer peut désormais se connecter. Mais ils ne disparaissent pas. Il reste ceux qui sont en voyage, ceux qui ne veulent pas passer une soirée en visioconférence, et ceux qui préfèrent confier leur voix à un voisin ou à un collègue. Le président de séance doit donc savoir, avant d'ouvrir le premier vote, combien de voix sont représentées et par qui. Tout ce qui suit sert à cela.

En copropriété : les limites de l'article 22

La loi du 10 juillet 1965 encadre strictement les pouvoirs. Tout copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire, membre ou non du syndicat. Un mandataire ne peut toutefois recevoir plus de trois délégations de vote, sauf si le total des voix dont il dispose, les siennes et celles de ses mandants, n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS, son concubin et ses préposés ne peuvent ni présider l'assemblée ni recevoir mandat. Et lorsque le syndic reçoit des pouvoirs sans nom de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter ni les distribuer lui-même.

Ces règles s'appliquent telles quelles à une assemblée à distance. Un mandataire connecté depuis chez lui vote avec ses propres tantièmes et ceux de ses mandants, dans la limite du plafond. Un outil de vote en ligne bien paramétré refuse la quatrième délégation ou vérifie le seuil de 10 %, ce qu'un tableau papier ne fait pas tout seul.

Le vote par correspondance, prévu par l'article 17-1 A de la même loi, est une autre voie. Un copropriétaire qui a renvoyé son formulaire n'a pas besoin de pouvoir. Notez que si la résolution est amendée en séance, son vote favorable par correspondance ne compte plus pour cette résolution : la loi l'assimile alors à un copropriétaire défaillant.

En association : ce que disent les statuts

Pour une association loi 1901, la loi ne fixe aucune règle. Ce sont les statuts, ou le règlement intérieur, qui déterminent si un membre peut se faire représenter, par qui (un autre membre seulement, ou toute personne), et avec combien de pouvoirs au maximum. Les statuts fixent souvent un plafond de quelques pouvoirs par personne. Certains exigent que le mandant soit à jour de cotisation, d'autres réservent la représentation aux membres actifs.

Si les statuts sont muets, la prudence commande de fixer une règle avant l'assemblée, dans le règlement intérieur ou à défaut dans la convocation, et de l'appliquer à tous de la même manière. Un membre écarté sans texte, ou un mandataire cumulant un nombre de voix que personne n'avait prévu, sont deux motifs classiques de contestation. Le guide sur le vote en ligne dans une association loi 1901 détaille ce que le juge regarde.

Fixer une date limite

Rien n'oblige à recevoir les pouvoirs avant la séance ; en copropriété, un pouvoir peut être remis jusqu'à l'ouverture de l'assemblée. Mais en pratique, une date limite indiquée dans la convocation change tout. Elle permet d'enregistrer les pouvoirs dans le système de vote, de vérifier les plafonds, et de connaître le nombre de voix représentées avant le début. La veille de l'assemblée à midi est un bon compromis. Prévoyez tout de même une procédure pour les retardataires : le président de séance ou le secrétaire enregistre le pouvoir manuellement à l'ouverture, après vérification.

Le pouvoir numérique

Un pouvoir est un écrit daté et signé par le mandant, qui désigne le mandataire et l'assemblée concernée. Il peut prendre trois formes compatibles avec une assemblée à distance.

• Le pouvoir donné depuis l'accès personnel. Le membre se connecte avec son lien personnel et désigne son mandataire parmi les autres membres. Le système enregistre l'heure, vérifie le plafond et transfère les voix. C'est la forme la plus simple à prouver, puisque l'accès personnel identifie le mandant.
• Le formulaire signé et transmis. Le membre remplit le formulaire joint à la convocation, le signe, et l'envoie par courriel en pièce jointe ou par la poste. Le secrétaire l'enregistre dans le système.
• Le pouvoir en blanc. Il ne désigne aucun mandataire. En copropriété, le syndic ne peut ni l'utiliser ni le distribuer lui-même ; sa remise à un mandataire obéit à des règles précises, à vérifier avant l'assemblée. En association, vérifiez les statuts avant de l'admettre.

Dans tous les cas, le mandataire doit pouvoir voir, avant chaque vote, qu'il vote pour lui-même et pour ses mandants, avec le total de voix correspondant.

Pendant la séance et au procès-verbal

La feuille de présence indique, pour chaque membre représenté, le nom du mandataire. En copropriété, elle mentionne aussi les tantièmes et elle est signée ou certifiée par le président de séance. Un système de vote en ligne génère cette feuille à partir des connexions et des pouvoirs enregistrés, ce qui évite de la reconstituer après coup.

Le procès-verbal doit faire apparaître les voix exprimées par pouvoir, au moins globalement, et en copropriété les noms des opposants et abstentionnistes avec leurs tantièmes, qu'ils aient voté en personne, à distance ou par mandataire. Le relevé horodaté du système, annexé au procès-verbal, montre pour chaque résolution qui a voté, avec combien de voix, et sur quel fondement.

Liste de contrôle

• La règle applicable est connue : article 22 en copropriété, statuts ou règlement intérieur en association.
• La convocation indique comment donner pouvoir, à qui, et la date limite.
• Le formulaire de pouvoir est joint à la convocation.
• Le système de vote applique le plafond de délégations.
• Une procédure existe pour les pouvoirs reçus après la date limite.
• La feuille de présence et le relevé des votes sont annexés au procès-verbal.