Convocation à une assemblée générale à distance : délais, contenu, modèle

Ce qui ne change pas

Une assemblée à distance est d'abord une assemblée. Sa convocation obéit aux mêmes règles que d'habitude sur quatre points : qui convoque (le syndic en copropriété ; le président, le conseil d'administration ou l'organe désigné par les statuts en association), qui est convoqué (tous les copropriétaires ou tous les membres ayant le droit de participer, sans exception), dans quel délai, et sous quelle forme. Ce sont les manquements sur ces points, bien plus que sur la technique, qui font annuler les assemblées. Vérifiez-les avant de vous occuper du reste.

Copropriété : délai, moyens techniques, formulaire

La convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de l'assemblée, sauf urgence et sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Elle est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, par remise contre récépissé, ou par voie électronique pour les copropriétaires qui ont donné leur accord exprès à ce mode de notification. Elle contient le lieu, la date et l'heure, l'ordre du jour avec le texte de chaque résolution, et les documents que le décret de 1967 impose de joindre : comptes, budget, devis, contrats, selon les questions inscrites.

Pour une participation à distance, deux éléments s'ajoutent. D'abord, la convocation précise le moyen de communication électronique retenu, visioconférence ou autre, et la manière de s'y connecter. Ce moyen doit correspondre à ce que l'assemblée a décidé lors d'une précédente séance, puisque c'est elle qui fixe les moyens et supports techniques utilisés. Ensuite, le formulaire de vote par correspondance, conforme au modèle réglementaire, est joint à la convocation, avec la mention de la date limite à laquelle le syndic doit l'avoir reçu, en pratique trois jours francs avant l'assemblée. Le guide sur l'assemblée générale de copropriété en ligne décrit le déroulement de la séance elle-même.

Association : les statuts

La loi de 1901 ne fixe ni délai ni forme. Appliquez ce que prévoient vos statuts, souvent quinze jours et un envoi par courriel ou par courrier. Si les statuts sont muets, respectez un délai raisonnable, quinze jours étant une pratique courante, et conservez la preuve de l'envoi à chaque membre. La convocation contient la date, l'heure, le lieu ou le mode de tenue, l'ordre du jour, et les documents nécessaires pour voter en connaissance de cause. Une assemblée ne peut délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour ; les « questions diverses » ne permettent pas de prendre une décision qui n'était pas annoncée.

Si l'assemblée se tient entièrement ou partiellement à distance, la convocation doit le dire en s'appuyant sur la clause statutaire qui l'autorise. À défaut de clause, une assemblée hybride avec un lieu physique est plus sûre ; le guide sur le vote en ligne dans une association loi 1901 détaille les options.

Ce qu'il faut ajouter pour une assemblée à distance

• Le format : en salle avec participation à distance, ou entièrement à distance, et sur quel fondement.
• L'outil utilisé pour la visioconférence et pour le vote, et le fait que chaque membre recevra un accès personnel, par courriel, à ne pas transmettre.
• La marche à suivre pour se connecter, avec un horaire d'ouverture des connexions avant le début de la séance.
• La manière de voter, y compris pour les résolutions à bulletin secret le cas échéant.
• La date limite et la procédure pour donner pouvoir, ainsi que le formulaire de pouvoir.
• En copropriété, le formulaire de vote par correspondance et sa date limite de réception.
• Un contact, téléphone ou courriel, en cas de problème de connexion le jour même.
• Ce que doivent faire les membres sans accès à internet : venir dans la salle, donner pouvoir ou voter par correspondance.

Structure type

Une convocation lisible suit un ordre fixe. Voici celui que nous recommandons.

• En-tête : nom de l'association ou du syndicat, auteur de la convocation, date d'envoi.
• Objet : « Convocation à l'assemblée générale ordinaire (ou extraordinaire) du [date] ».
• Date, heure de début, lieu, et mention du mode de participation à distance.
• Ordre du jour numéroté, avec pour chaque point le texte de la résolution soumise au vote et, en copropriété, la majorité applicable.
• Modalités de participation à distance : outil, accès personnel, connexion, vote.
• Pouvoirs : à qui, comment, avant quand ; formulaire joint.
• Vote par correspondance en copropriété : formulaire joint, date limite de réception.
• Liste des documents joints.
• Signature de l'auteur de la convocation.

Le lien personnel de chaque membre peut être envoyé dans le même courriel que la convocation ou séparément, quelques jours avant la séance. La seconde option évite qu'un lien se perde dans une pièce jointe imprimée et transmise.

Le risque de nullité

En copropriété, un copropriétaire opposant ou défaillant peut contester une décision devant le tribunal judiciaire dans les deux mois de la notification du procès-verbal, comme le prévoit l'article 42 de la loi de 1965. Une convocation irrégulière (délai non respecté, copropriétaire oublié, document manquant, moyens techniques non précisés) peut entraîner l'annulation de l'assemblée entière, et non d'une seule résolution. En association, un membre peut demander l'annulation d'une délibération prise en violation des statuts ; une convocation incomplète ou tardive est l'argument le plus fréquent. Dans les deux cas, la meilleure protection est simple : conservez la liste des destinataires, la preuve d'envoi de chaque convocation, la convocation elle-même avec ses pièces jointes, et le relevé du système de vote.