Assemblée de copropriété en ligne : visioconférence et vote par correspondance

Ce que permet la loi

La loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété a été modifiée par la loi ELAN et par l'ordonnance du 30 octobre 2019. Deux dispositifs en sont issus, réunis à l'article 17-1 A. La participation à distance : les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, dès lors que l'assemblée a décidé des moyens et supports techniques utilisés. Le vote par correspondance : tout copropriétaire peut voter par correspondance au moyen d'un formulaire conforme au modèle réglementaire, reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant l'assemblée.

Ces deux dispositifs se combinent : une même assemblée peut réunir des copropriétaires présents dans la salle, d'autres connectés en visioconférence, et d'autres encore ayant voté par correspondance.

La convocation

La convocation est envoyée dans le délai habituel de vingt et un jours (le détail figure dans le guide sur la convocation à une assemblée générale à distance). Si la participation à distance est proposée, elle indique le moyen technique retenu et la manière de s'y connecter. Le formulaire de vote par correspondance est joint à la convocation, avec la date limite de réception par le syndic, soit trois jours francs avant l'assemblée.

C'est ici qu'intervient un outil de vote en ligne : chaque copropriétaire reçoit un lien personnel qui lui sert à la fois à s'identifier, à participer et à voter. Ce caractère personnel est ce qui permet au système de garantir un seul vote par copropriétaire, pondéré par ses tantièmes.

Tantièmes et majorités

En copropriété, chaque vote est pondéré par les tantièmes du lot. Le système de vote doit donc connaître la liste des copropriétaires et leurs tantièmes avant l'assemblée, et calculer les résultats selon la majorité applicable à chaque résolution : majorité simple de l'article 24, majorité absolue de l'article 25, double majorité de l'article 26, ou unanimité. Une résolution rejetée à la majorité de l'article 25 peut, dans certains cas, faire l'objet d'un second vote immédiat à la majorité de l'article 24 ; le président de séance doit pouvoir le déclencher sans attendre.

Les pouvoirs

Un copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire (voir le guide sur les pouvoirs en assemblée générale à distance), dans les limites fixées par l'article 22 : un mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote, sauf si le total des voix dont il dispose, les siennes et celles de ses mandants, n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Le syndic, son conjoint, son partenaire ou concubin et ses préposés ne peuvent pas recevoir de mandat. Un outil en ligne applique ces plafonds automatiquement et fait apparaître dans le procès-verbal les voix exprimées par pouvoir.

Feuille de présence et émargement

La feuille de présence reste obligatoire. Elle indique les nom et domicile de chaque copropriétaire présent, représenté ou participant à distance, le nom du mandataire le cas échéant, et les tantièmes correspondants. Elle est émargée par les participants et certifiée exacte par le président de séance. Le décret de 1967 admet aujourd'hui une feuille de présence tenue sous forme électronique. En pratique, la connexion de chaque copropriétaire avec son accès personnel, horodatée par le système, constitue son émargement, à condition que le procédé permette de l'identifier de façon fiable. Le système génère alors la feuille à partir des connexions et des pouvoirs enregistrés, et le président n'a plus qu'à la vérifier et à la certifier avant le premier vote.

Pendant la séance

Le président de séance ouvre chaque résolution, laisse le temps du débat, puis ouvre le vote. Les copropriétaires présents et ceux en visioconférence votent depuis leur téléphone ou leur ordinateur ; les votes par correspondance déjà reçus sont intégrés au décompte. Le résultat s'affiche immédiatement, avec les noms des opposants et des abstentionnistes, comme l'exige le procès-verbal.

Un conseil : commencez par un vote test, par exemple la désignation du président de séance, pour vérifier que chacun voit la question et parvient à voter. Prévoyez aussi ce qui se passe si un copropriétaire perd sa connexion pendant un vote : le plus simple est de laisser le vote ouvert quelques minutes de plus.

Le procès-verbal et la liste de contrôle

Le procès-verbal doit indiquer, pour chaque résolution, le résultat du vote et les noms des copropriétaires qui se sont opposés, se sont abstenus ou n'ont pas pris part au vote, avec leurs tantièmes. Le relevé horodaté du système de vote, annexé au procès-verbal, fournit ces éléments et facilite la réponse à une éventuelle contestation, qui doit être formée dans les deux mois de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi de 1965).

• Les moyens techniques de participation à distance ont été décidés par l'assemblée, ou leur adoption est inscrite à l'ordre du jour.
• La liste des copropriétaires, avec adresse électronique et tantièmes, est à jour.
• La convocation indique le mode de connexion, et le formulaire de vote par correspondance est joint avec sa date limite.
• Chaque résolution est paramétrée avec la majorité applicable.
• Les pouvoirs sont enregistrés avant la séance.
• La feuille de présence est certifiée par le président de séance.
• Le relevé du vote est annexé au procès-verbal.