Assemblée générale extraordinaire : quand, qui, comment

Ordinaire, extraordinaire : la différence

L'assemblée générale ordinaire est celle du calendrier : elle se tient à une périodicité fixée par les statuts, en principe une fois par an, et traite la vie courante de la structure, comptes, budget, rapport d'activité, renouvellement des organes. L'assemblée générale extraordinaire est celle de l'exception : elle est convoquée quand une décision ne peut pas attendre la prochaine assemblée ordinaire, ou quand elle relève d'une compétence que les statuts lui réservent. La distinction n'est pas qu'une question de vocabulaire, car elle emporte souvent des règles différentes de quorum et de majorité. En copropriété, le vocabulaire est d'ailleurs plus souple : la loi parle simplement d'assemblée générale, et l'on qualifie d'extraordinaire celle qui se tient en dehors de l'assemblée annuelle.

Quand la convoquer

• Modifier les statuts ou le règlement intérieur lorsque les statuts réservent cette compétence à l'assemblée extraordinaire ; voyez le guide sur la modification des statuts.
• Dissoudre la structure, fusionner avec une autre, transférer le siège lorsque les statuts l'exigent, ou décider de la dévolution des biens.
• Remplacer des dirigeants en cours de mandat : démission du bureau, révocation, vacance qui empêche l'organe de fonctionner.
• Décider en urgence : un engagement financier lourd, un contentieux, une occasion qui ne survivra pas à l'attente, en copropriété des travaux qui ne peuvent pas être différés.
• Répondre à une demande émanant d'une minorité de membres ou de copropriétaires qui en a le droit.

À l'inverse, une assemblée extraordinaire n'est pas nécessaire pour ce que le conseil d'administration ou le bureau peut décider seul. Avant de convoquer, relisez la répartition des compétences dans vos statuts : beaucoup d'assemblées extraordinaires sont convoquées pour des décisions que l'organe dirigeant pouvait prendre lui-même, ou peuvent être remplacées par une consultation du conseil entre deux réunions.

Association : qui peut convoquer

La loi de 1901 ne dit rien, les statuts disent tout. Ils désignent en général le président ou le conseil d'administration comme auteur de la convocation, et prévoient très souvent un droit de demande au profit des membres : une fraction, le quart, le tiers ou un nombre fixe, peut exiger la tenue d'une assemblée extraordinaire sur un ordre du jour déterminé. Quand cette clause existe, elle s'impose au président : une demande régulière l'oblige à convoquer, dans le délai prévu, et son refus est fautif. Vérifiez trois éléments dans la clause : le seuil exact et sa base de calcul, la forme de la demande, souvent une lettre recommandée signée de chaque demandeur, et le délai laissé au président pour convoquer. Si les statuts ne prévoient rien pour les membres, une demande reste possible mais ne contraint personne ; en cas de blocage durable, la voie est judiciaire, avec la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée.

Le délai et la forme de la convocation sont ceux prévus par les statuts, souvent quinze jours. Rien n'autorise à les raccourcir au motif que la situation est urgente : c'est l'erreur classique. Si l'urgence est réelle et le délai impossible à tenir, mieux vaut convoquer dans les formes et obtenir l'accord écrit de tous les membres sur la réduction du délai que de convoquer irrégulièrement.

Copropriété : le syndic, et la minorité d'un quart

L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée par le syndic. Il peut le faire de sa propre initiative chaque fois qu'il l'estime utile, et il doit le faire lorsqu'il en est requis par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre de voix inférieur. C'est l'article 8 du décret du 17 mars 1967. La demande précise les questions dont l'inscription est demandée : le syndic ne convoque pas une assemblée « sur tout », il convoque sur cet ordre du jour.

Si le syndic ne défère pas à la demande, celui qui l'a formulée le met en demeure de convoquer ; lorsque cette mise en demeure reste sans effet, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée. Le décret encadre ce mécanisme par des délais précis : faites-les vérifier par votre syndic ou par un conseil avant d'agir, car une convocation lancée trop tôt fragilise toutes les décisions qui suivront. À défaut de conseil syndical ou en cas de carence de son président, le recours est judiciaire : un copropriétaire peut demander au juge l'autorisation de convoquer l'assemblée. Un copropriétaire peut par ailleurs demander à tout moment l'inscription d'une question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, ce qui évite souvent d'avoir à en provoquer une.

Le délai de convocation reste celui de l'article 9 du décret : vingt et un jours au moins avant la date de la réunion, sauf urgence, le règlement de copropriété pouvant seulement allonger ce délai. La convocation contient l'ordre du jour avec le texte de chaque résolution, la majorité applicable et les documents à joindre, ainsi que le formulaire de vote par correspondance ; les règles détaillées figurent dans le guide sur la convocation d'une assemblée à distance.

Un ordre du jour strictement limité

Une assemblée extraordinaire ne délibère que sur les points inscrits à l'ordre du jour, et cette règle est appliquée avec d'autant plus de rigueur que l'assemblée a été convoquée pour un motif précis. Deux conséquences pratiques. D'abord, résistez à la tentation d'ajouter à l'ordre du jour, « puisque tout le monde est là », des sujets sans rapport : une décision prise sur un point non annoncé est annulable même si elle fait l'unanimité des présents. Ensuite, quand une assemblée extraordinaire est convoquée à la demande d'une minorité, le demandeur fixe le périmètre : le syndic ou le président ne peut ni retirer ses questions ni les reformuler pour en changer le sens, même s'il peut y ajouter les siennes lorsque les statuts ou le règlement le permettent. Une rubrique « questions diverses » peut recueillir des échanges, jamais un vote.

La tenir à distance

Une assemblée extraordinaire se tient à distance dans les mêmes conditions qu'une assemblée ordinaire : clause statutaire autorisant la participation et le vote à distance pour une association, décision préalable de l'assemblée sur les moyens techniques pour une copropriété. Le format à distance est même particulièrement adapté ici, puisque l'assemblée extraordinaire est souvent convoquée dans un délai court et sur un ordre du jour bref, où réunir physiquement les membres coûte cher pour deux résolutions. Prévoyez néanmoins la formule hybride si vos statuts sont muets ou si une partie des membres n'a pas d'accès numérique, et soignez le décompte des pouvoirs : la participation à une assemblée extraordinaire est structurellement plus faible, et les majorités qualifiées y sont plus exigeantes.