Quorum en assemblée générale : comment le constater, y compris à distance

Ce que le quorum est, et ce qu'il n'est pas

Le quorum est le nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l'assemblée puisse valablement délibérer. Il ne se confond pas avec la majorité, qui détermine ensuite si une résolution est adoptée. Une assemblée peut atteindre le quorum et rejeter toutes les résolutions ; elle peut aussi réunir un accord unanime des présents et rester incapable de décider faute de quorum. Les deux notions se calculent souvent sur des bases différentes : le quorum sur les membres, la majorité sur les voix exprimées. Confondre les deux est l'erreur la plus fréquente en début de séance.

Association : tout dépend des statuts

La loi du 1er juillet 1901 ne fixe aucun quorum. Si vos statuts n'en prévoient pas, l'assemblée régulièrement convoquée délibère valablement quel que soit le nombre de présents, même s'ils sont trois. Si vos statuts en prévoient un, lisez la clause mot à mot, car sa rédaction commande tout le reste :

• Sur quelle base ? Le quart des membres, la moitié des membres à jour de cotisation, un nombre fixe. « Membres » et « membres à jour de cotisation » ne donnent pas le même dénominateur.
• Présents seulement, ou présents et représentés ? Si la clause dit « présents ou représentés », les pouvoirs comptent pour le quorum. Si elle dit « présents », ils ne comptent pas, même s'ils comptent pour le vote.
• À quel moment ? À l'ouverture de la séance, ou pour chaque résolution. La première rédaction est la plus courante et la plus simple à appliquer ; la seconde oblige à recompter avant chaque vote, ce qui est réalisable en ligne mais lourd en salle.
• Quorum renforcé ? Beaucoup de statuts exigent un quorum plus élevé pour la modification des statuts ou la dissolution que pour l'assemblée ordinaire.

La seconde convocation

La clause de quorum s'accompagne presque toujours d'une clause de secours : si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée est convoquée, souvent à quinze jours d'intervalle, et délibère alors sans condition de présence, sur le même ordre du jour. Cette seconde assemblée n'existe que si les statuts la prévoient : vous ne pouvez pas l'improviser. Deux précautions sont utiles. D'abord, respectez le délai et la forme de convocation prévus pour elle ; une convocation envoyée le soir même parce que le quorum manque est contestable si les statuts imposent un délai. Ensuite, n'annoncez les deux assemblées dans une même convocation que si vos statuts l'autorisent expressément : la pratique est répandue, mais elle reste fragile lorsque le texte est muet.

Copropriété : pas de quorum, mais des majorités exigeantes

En copropriété, l'assemblée générale se tient quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou représentés : la loi du 10 juillet 1965 n'impose pas de quorum général. L'exigence se déplace vers le calcul des majorités, ce qui produit le même effet pratique. Les décisions de l'article 24 se prennent à la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance : une faible participation ne les empêche pas. Les décisions de l'article 25 exigent la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non : le dénominateur est alors le total des voix du syndicat, si bien qu'une assemblée peu fréquentée peine à les adopter, même à l'unanimité des présents. La loi prévoit toutefois une passerelle : lorsqu'un projet relevant de l'article 25 n'atteint pas cette majorité mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité de l'article 24, conformément à l'article 25-1. Les décisions de l'article 26 vont plus loin encore, avec une double majorité. Le guide sur l'assemblée générale de copropriété en ligne revient sur le déroulement de la séance.

Repérez donc, avant l'assemblée, quelles résolutions se calculent sur les présents et lesquelles se calculent sur l'ensemble des voix : ce sont les secondes qui demandent de la mobilisation et des pouvoirs. En cas de doute sur la majorité applicable à une résolution précise, rapprochez-vous de votre syndic avant l'envoi de la convocation.

Constater le quorum : qui, quand, comment

Le constat appartient au président de séance, assisté du secrétaire. En copropriété, il s'appuie sur la feuille de présence, qui recense les copropriétaires présents, ceux qui sont représentés avec le nom du mandataire, et le nombre de voix de chacun ; elle est certifiée exacte par le président de séance et annexée au procès-verbal. En association, aucun formalisme n'est imposé, mais tenir la même feuille est la seule manière de rendre le décompte vérifiable après coup.

La formulation à consigner est simple : « L'assemblée réunit X membres présents et Y membres représentés, soit Z sur N membres ayant le droit de vote. Le quorum de … prévu à l'article … des statuts étant atteint, le président déclare l'assemblée régulièrement constituée et apte à délibérer. » Si le quorum n'est pas atteint, écrivez-le aussi, avec la décision prise en conséquence.

Les participants à distance et les pouvoirs

Un membre connecté est un membre présent ; un membre qui a donné pouvoir est un membre représenté. Ni l'un ni l'autre ne disparaît du décompte parce que la séance se tient en ligne. Trois points méritent l'attention. D'abord, la liste des connectés doit être relevée à l'ouverture et non déduite du nombre de vignettes visibles à l'écran ; un système de vote qui indique qui a rejoint la séance vous donne ce relevé sans effort. Ensuite, les pouvoirs reçus avant la date limite doivent être intégrés avant l'ouverture, avec leur plafond statutaire : voyez le guide sur les pouvoirs en assemblée générale à distance. Enfin, dans une assemblée hybride, additionnez la salle et la connexion dans un seul décompte, tenu par une seule personne ; deux comptages parallèles finissent toujours par diverger.

Dernier point souvent oublié : les arrivées tardives et les départs en cours de séance. Si vos statuts font apprécier le quorum à l'ouverture, un départ ne remet rien en cause. S'ils le font apprécier résolution par résolution, notez l'heure de chaque mouvement : c'est précisément là qu'une contestation viendra chercher la faille.