Außerordentliche Mitgliederversammlung: Wann, wer, wie

Der Kassenwart tritt im Oktober zurück, die nächste ordentliche Versammlung ist im April, und der Verein braucht eine handlungsfähige Vertretung. Oder eine Gruppe von Mitgliedern will über einen Beschluss des Vorstands abstimmen lassen, den dieser lieber nicht zur Diskussion stellen möchte. Beide Fälle führen zur außerordentlichen Mitgliederversammlung, aber über zwei ganz unterschiedliche Wege.

Der Regelfall: § 36 BGB

Nach § 36 BGB ist die Mitgliederversammlung in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann zu berufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert. Das ist keine Ermessensvorschrift, sondern eine Pflicht des Vorstands, und sie bindet ihn auch dann, wenn ihm das Thema unangenehm ist. Typische Anlässe sind das Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds, das die Handlungsfähigkeit gefährdet, eine eilige Investition oder Kreditaufnahme, eine drohende wirtschaftliche Schieflage, eine Satzungsänderung, die das Finanzamt zur Erhaltung der Gemeinnützigkeit verlangt, oder eine Entscheidung, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann.

Zuständig ist grundsätzlich das Organ, das nach der Satzung einberuft, in aller Regel der Vorstand. Prüfen Sie den Wortlaut: Manche Satzungen verlangen einen Vorstandsbeschluss über die Einberufung, andere lassen den Vorsitzenden allein einberufen. Lädt ein unzuständiges Organ ein, ist die Versammlung fehlerhaft einberufen und ihre Beschlüsse sind angreifbar. Fehlt es an einem handlungsfähigen Vorstand, kommt die Bestellung eines Notvorstands nach § 29 BGB durch das Amtsgericht in Betracht.

Das Minderheitenverlangen: § 37 BGB

Der zweite Weg gehört den Mitgliedern. Nach § 37 Abs. 1 BGB muss die Versammlung berufen werden, wenn der durch die Satzung bestimmte Teil oder, wenn die Satzung dazu schweigt, ein Zehntel der Mitglieder die Berufung schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt. Drei Punkte sind dabei entscheidend:

• Die Quote. Ein Zehntel gilt nur, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt. Sie darf die Quote senken oder anheben; eine Anhebung, die das Recht praktisch entwertet, ist allerdings problematisch.
• Die Form. Das Gesetz verlangt ein schriftliches Verlangen. Sammeln Sie eigenhändige Unterschriften auf einer Liste, aus der jedes Mitglied namentlich hervorgeht; ob eine E-Mail genügt, ist umstritten und sollte nicht riskiert werden, wenn es auf die Wirksamkeit ankommt.
• Zweck und Gründe. Das Verlangen muss die Beschlussgegenstände benennen und begründen. Ein Verlangen, das nur allgemein eine Aussprache über die Vereinsführung fordert, genügt nicht.

Kommt der Vorstand dem Verlangen nicht nach, kann das Amtsgericht nach § 37 Abs. 2 BGB die Mitglieder, die das Verlangen gestellt haben, zur Einberufung ermächtigen und Anordnungen über die Versammlungsleitung treffen. Setzen Sie dem Vorstand deshalb im Verlangen selbst eine angemessene Frist und dokumentieren Sie den Zugang. Erst wenn diese Frist fruchtlos verstreicht, ist der Weg zum Gericht sinnvoll.

Form, Frist und Tagesordnung

Für die außerordentliche Versammlung gelten dieselben Einberufungsregeln wie für die ordentliche: die Form und die Frist, die Ihre Satzung vorschreibt. Das Gesetz kennt keine Ladungsfrist, und es gibt keine allgemeine Regel, wonach eine außerordentliche Versammlung kurzfristiger einberufen werden dürfte als eine ordentliche. Erlaubt Ihre Satzung in dringenden Fällen eine verkürzte Frist, halten Sie die dort genannten Voraussetzungen ein und begründen Sie die Dringlichkeit in der Einladung. Ohne eine solche Klausel bleibt es bei der regulären Frist, auch wenn es eilt.

Besonders wichtig ist die Tagesordnung. Nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB muss der Gegenstand jeder Beschlussfassung bei der Einberufung bezeichnet sein, und bei einer außerordentlichen Versammlung ist dieser Punkt konfliktanfällig, weil sie oft nur zu einem einzigen Thema stattfindet. Beschlossen werden darf nur über das, was angekündigt war. Beruht die Versammlung auf einem Minderheitenverlangen, gehören die dort genannten Gegenstände unverändert auf die Tagesordnung; der Vorstand darf sie ergänzen, aber nicht ersetzen oder weglassen. Was in die Einladung gehört, steht im Ratgeber zur Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung.

Digital durchführen

Eine außerordentliche Versammlung ist der klassische Fall für die hybride oder virtuelle Durchführung: Das Thema ist eng begrenzt, der Anlass eilt, und niemand will für einen einzigen Beschluss quer durch das Land fahren. Rechtlich gilt nichts Besonderes. Nach § 32 Abs. 2 BGB kann der Vorstand die elektronische Teilnahme bereits bei der Einberufung vorsehen; eine rein virtuelle Versammlung setzt einen vorherigen Mitgliederbeschluss oder eine Satzungsgrundlage voraus. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur virtuellen Mitgliederversammlung im Verein.

Praktisch bewährt hat sich ein knapper Ablauf: Eröffnung, Feststellung der Einberufung und der Beschlussfähigkeit, Bericht zum Anlass, Aussprache, Abstimmung über den angekündigten Antrag, Schluss. Jedes Mitglied erhält einen persönlichen Zugang, damit die Zahl der Teilnehmenden und die abgegebenen Stimmen nachvollziehbar sind. Gerade bei einer Versammlung, die auf ein Minderheitenverlangen zurückgeht, ist die saubere Dokumentation im Interesse beider Seiten.

Kein Ersatz für die Versammlung ist der Beschluss ohne Versammlung nach § 32 Abs. 3 BGB, denn er verlangt die Zustimmung aller Mitglieder in Textform. Für den Vorstand untereinander sieht die Sache anders aus; dazu der Ratgeber zum Vorstandsbeschluss im Umlaufverfahren.

Die Regelung für die Wohnungseigentümergemeinschaft

Für die WEG gilt § 24 WEG. Einberufen wird durch den Verwalter, und nach § 24 Abs. 2 WEG ist die Versammlung zu berufen, wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird. Die Quote ist damit höher als im Vereinsrecht, das Verlangen aber formal einfacher: Textform genügt, also auch eine E-Mail. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann nach § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen. Für die Einberufungsfrist enthält das WEG eine eigene Regelung, die eine Verkürzung nur bei besonderer Dringlichkeit zulässt; prüfen Sie sie zusammen mit Ihrer Gemeinschaftsordnung. Mehr dazu im Ratgeber zur Eigentümerversammlung online.