Vorstandsbeschlüsse im Umlaufverfahren: schriftlich und digital

Warum das Umlaufverfahren so oft schiefgeht

Ein Vorstand muss zwischen zwei Sitzungen entscheiden: ein Angebot annehmen, einen Vertrag unterschreiben, einen Zuschussantrag freigeben. Also schreibt der Vorsitzende eine E-Mail, drei von fünf antworten mit Ja, und die Sache gilt als beschlossen. Später stellt sich heraus, dass ein Vorstandsmitglied die E-Mail nie bekommen hat, dass niemand weiß, wann die Frist ablief, und dass der Beschluss nirgends festgehalten ist. Das Umlaufverfahren ist zulässig und praktisch, aber es braucht Regeln, die vorher feststehen.

Satzung und Geschäftsordnung zuerst

Für die Beschlussfassung eines mehrköpfigen Vorstands verweist § 28 BGB auf die Vorschriften über die Beschlüsse der Mitglieder, also auf §§ 32 und 34 BGB, die entsprechend gelten. Diese Vorschriften sind nach § 40 BGB abdingbar: Die Satzung kann eigene Regeln für Vorstandsbeschlüsse aufstellen, und der Vorstand kann sich, wenn die Satzung es zulässt, eine Geschäftsordnung geben. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Ihre Satzung oder Geschäftsordnung etwas zum Umlaufverfahren sagt: ob es erlaubt ist, ob alle Mitglieder mit dem Verfahren einverstanden sein müssen, ob eine Mehrheit der Stimmen genügt oder Einstimmigkeit nötig ist, welche Frist gilt und welche Form.

Verlangt die Satzung für Vorstandsbeschlüsse Sitzungen, ist ein Umlaufbeschluss ohne Satzungsgrundlage angreifbar. Dann ist der sichere Weg eine kurze Sitzung per Videokonferenz. Die Regeln über hybride und virtuelle Versammlungen in § 32 Abs. 2 BGB gelten über § 28 BGB für den Vorstand entsprechend; eine Vorstandssitzung per Videokonferenz gilt nach verbreiteter Auffassung als zulässig, wenn die Satzung sie nicht ausschließt und alle Mitglieder ordnungsgemäß geladen wurden.

Die gesetzliche Regel: § 32 Abs. 3 BGB

Schweigen Satzung und Geschäftsordnung, gilt die gesetzliche Regel für Beschlüsse ohne Versammlung. Sie steht seit der Reform vom März 2023 in § 32 Abs. 3 BGB und lautet: Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären. Übertragen auf den Vorstand bedeutet das:

• Alle Vorstandsmitglieder müssen zustimmen. Es genügt nicht, dass alle beteiligt wurden und eine Mehrheit mit Ja antwortet. Wer nicht antwortet, hat nicht zugestimmt, und der Beschluss kommt nicht zustande. Alle heißt alle, auch das Mitglied, das im Urlaub ist.
• Die Zustimmung erfolgt in Textform. Textform heißt: eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden nennt, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine E-Mail genügt, eine Stimmabgabe in einem Abstimmungssystem ebenfalls. Vor der Reform verlangte das Gesetz Schriftform, also eine eigenhändige Unterschrift; das ist entfallen.
• Die Zustimmung bezieht sich auf einen bestimmten Beschluss. Der Wortlaut muss allen in derselben Fassung vorliegen. Wer eine geänderte Fassung bejaht, hat dem ursprünglichen Antrag nicht zugestimmt.

Die Sonderregel aus der Zeit der Pandemie, nach der ein Beschluss ohne Versammlung schon galt, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden und mindestens die Hälfte in Textform abstimmte, ist Ende August 2022 ausgelaufen. Vorlagen und Merkblätter, die sie noch nennen, sollten Sie aktualisieren. Für die Praxis heißt das: Ein Umlaufverfahren mit Mehrheitsentscheidung ist nur möglich, wenn Satzung oder Geschäftsordnung es ausdrücklich vorsehen. Ohne eine solche Regelung eignet sich das Umlaufverfahren nur für Beschlüsse, bei denen mit der Zustimmung aller zu rechnen ist. Für alles andere bleibt die Sitzung, notfalls per Videokonferenz.

Ältere Satzungen und Geschäftsordnungen, die für Umlaufbeschlüsse eine schriftliche Zustimmung verlangen, gelten weiter, weil die Satzung dem Gesetz vorgeht. Verlangt Ihre Satzung Schriftform, bleibt es bei der Unterschrift, bis Sie die Satzung ändern.

Befangenheit: § 34 BGB

Ein Vorstandsmitglied ist nach § 34 BGB nicht stimmberechtigt, wenn der Beschluss die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm selbst oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein betrifft. Klassische Fälle: Der Verein beauftragt das Unternehmen des Schatzmeisters, oder der Verein erstattet dem Vorsitzenden Auslagen in erheblicher Höhe. Das betroffene Mitglied wird über das Verfahren informiert, seine Stimme zählt aber nicht. Nach verbreiteter Auffassung ist die Zustimmung eines vom Stimmrecht ausgeschlossenen Mitglieds auch bei einem Beschluss ohne Sitzung nicht erforderlich; sicherer ist es, wenn Ihre Satzung oder Geschäftsordnung das ausdrücklich regelt. Halten Sie den Stimmrechtsausschluss im Beschlussprotokoll fest.

Das Verfahren in der Praxis

Ein Umlaufbeschluss per E-Mail funktioniert bei drei Vorstandsmitgliedern, die täglich ihr Postfach lesen. Bei sieben Mitgliedern und mehreren Beschlüssen im Monat verliert man den Überblick: Wer hat geantwortet, mit welchem Wortlaut, vor oder nach der Frist? Ein Abstimmungssystem nimmt diese Arbeit ab. Der Vorsitzende legt den Beschlussantrag im Wortlaut an, setzt die Frist, das System benachrichtigt alle, jedes Mitglied stimmt über seinen persönlichen Zugang ab, und am Ende der Frist steht das Ergebnis mit Zeitstempeln fest. Der Antragstext kann während des Laufs nicht geändert werden; wer eine Änderung will, stellt einen neuen Antrag.

Ob Sie E-Mail oder System nutzen, folgende Punkte gehören in jeden Umlaufbeschluss:

• Der Beschlussantrag im Wortlaut, so dass Ja oder Nein eindeutig ist.
• Die Frist mit Datum und Uhrzeit. Ohne Frist gibt es keinen Zeitpunkt, zu dem der Beschluss zustande kommt oder gescheitert ist.
• Der Hinweis, welche Mehrheit gilt oder ob die Zustimmung aller erforderlich ist, und woraus sich das ergibt.
• Der Hinweis, dass in Textform abgestimmt wird, und an wen die Stimme geht.
• Die Möglichkeit, mit Nein zu stimmen oder sich zu enthalten, nicht nur zuzustimmen.
• Der Hinweis, dass ein Mitglied stattdessen eine Sitzung verlangen kann, wenn die Satzung oder Geschäftsordnung das vorsieht.

Dokumentation

Vorstandsbeschlüsse müssen nicht ins Vereinsregister, aber sie müssen nachweisbar sein: gegenüber der Mitgliederversammlung, dem Kassenprüfer, dem Finanzamt bei Fragen zur Mittelverwendung und im Streitfall gegenüber einem Gericht. Führen Sie ein Beschlussbuch, in dem jeder Umlaufbeschluss mit Datum der Einleitung, Frist, Wortlaut, Zahl der Beteiligten, Zahl der Stimmen, Ergebnis und etwaigen Stimmrechtsausschlüssen eingetragen wird. Bei E-Mail-Verfahren gehören die Antwortmails als Anlage dazu, bei einem Abstimmungssystem das erzeugte Protokoll. Der Beschluss wird in der nächsten ordentlichen Vorstandssitzung zur Kenntnis genommen und im Sitzungsprotokoll erwähnt.

Für Beschlüsse, die die Mitglieder ohne Versammlung fassen sollen, etwa bei einem Verband mit vielen Mitgliedern, gelten dieselben Grundsätze in größerem Maßstab. Der Ratgeber zur Urabstimmung online beschreibt sie.