Abstimmungs-App für Vereine: Worauf es ankommt

Die Frage kommt meist im Herbst, wenn die Mitgliederversammlung geplant wird: Womit stimmen wir eigentlich ab? Der Markt ist unübersichtlich, die Anbieter versprechen alle dasselbe, und die Preise reichen von null bis in den vierstelligen Bereich. Hilfreich ist deshalb nicht der Blick auf Funktionslisten, sondern eine eigene Anforderungsliste. Sie ist kürzer, als viele erwarten, und sie leitet sich fast vollständig aus Ihrer Satzung ab.

Die sieben Anforderungen

1. Mitgliederliste. Alles beginnt damit, dass das System weiß, wer stimmberechtigt ist. Es muss eine Liste mit Name, E-Mail-Adresse und, wenn nötig, Stimmgewicht importieren können, üblicherweise als CSV- oder Excel-Datei aus Ihrer Mitgliederverwaltung. Prüfen Sie, ob sich einzelne Mitglieder kurzfristig nachtragen oder sperren lassen, denn erfahrungsgemäß fällt am Tag der Versammlung noch auf, dass jemand fehlt oder ausgetreten ist.

2. Persönliche Zugänge. Jedes Mitglied bekommt einen eigenen Link oder Code, und dieser Zugang stimmt genau einmal ab. Ein gemeinsamer Link für alle ist keine Abstimmung, sondern eine Umfrage: Niemand kann feststellen, ob jedes Mitglied einmal und nur einmal gestimmt hat. Achten Sie darauf, wie der Zugang zugestellt wird und ob es einen Weg für Mitglieder ohne E-Mail-Adresse gibt, etwa einen Code auf Papier, den Sie per Brief versenden oder im Saal ausgeben.

3. Geheime Abstimmung. Verlangt Ihre Satzung bei Personenwahlen eine geheime Wahl, oder kann ein Mitglied sie verlangen, muss das System die Stimme von der Person trennen und trotzdem prüfen, dass nur Berechtigte abstimmen. Wichtig ist, dass sich das je Tagesordnungspunkt einstellen lässt: Die Entlastung des Vorstands wird offen abgestimmt, die Wahl des Kassenwarts geheim. Wie diese Trennung technisch funktioniert, erklärt der Ratgeber zur geheimen Wahl online im Verein.

4. Stimmgewichte. In einem Verein mit einer Stimme je Mitglied brauchen Sie das nicht. In einem Dachverband mit Stimmen nach Mitgliederzahl der Untergliederungen, in einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit Miteigentumsanteilen oder bei Familienmitgliedschaften mit zwei Stimmen brauchen Sie es zwingend. Das System muss dann nicht nur gewichtet zählen, sondern das Ergebnis auch nachvollziehbar ausweisen: abgegebene Stimmen und Stimmgewicht getrennt.

5. Vollmachten. Erlaubt Ihre Satzung Stimmrechtsübertragungen, muss das System sie abbilden: Ein Mitglied überträgt seine Stimme, der Bevollmächtigte stimmt mit mehreren Stimmen ab, und im Protokoll ist erkennbar, welche Stimmen bevollmächtigt waren. Prüfen Sie außerdem, ob sich eine Höchstzahl an Vollmachten je Person hinterlegen lässt, wenn Ihre Satzung eine vorsieht. Mehr dazu im Ratgeber zu Vollmachten bei virtuellen Versammlungen.

6. Protokoll. Am Ende jeder Abstimmung muss ein Dokument stehen, das Sie dem Versammlungsprotokoll als Anlage beifügen können: Zahl der Stimmberechtigten, Zahl der abgegebenen Stimmen, Ja, Nein, Enthaltungen, Öffnung und Schließung der Abstimmung mit Zeitstempel, bei gewichteter Abstimmung zusätzlich das Stimmgewicht. Entscheidend ist, dass dieses Dokument nachträglich nicht bearbeitet werden kann. Eine Tabelle, die jeder mit Zugriff ändern kann, überzeugt weder das Registergericht noch ein Gericht.

7. Preis und Datenschutz. Vereine stimmen ein- bis dreimal im Jahr ab. Ein Abonnement, das monatlich abrechnet, passt dazu selten; ein Preis je Abstimmung oder ein kleiner Jahresbetrag ist meist die bessere Wahl. Klären Sie zugleich die datenschutzrechtliche Seite: Sie verarbeiten Namen, E-Mail-Adressen und bei offenen Abstimmungen das Stimmverhalten Ihrer Mitglieder. Dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und es ist praktisch, wenn die Daten in der EU liegen.

Drei Wege im Vergleich

Das Umfragetool (Google Forms, Doodle, Microsoft Forms) ist kostenlos und in Minuten eingerichtet. Es kennt Ihre Mitgliederliste nicht, kann Anonymität und Berechtigungsprüfung nicht gleichzeitig leisten, rechnet keine Stimmgewichte, kennt keine Vollmachten, und sein Ergebnis ist eine editierbare Tabelle. Für Terminfindung und Stimmungsbilder ist es das richtige Werkzeug, für Beschlüsse nicht. Ausführlich im Ratgeber Reicht Google Forms oder Doodle?

Die Videokonferenz mit Handzeichen oder Umfragefunktion ist der zweite verbreitete Weg. Sie hat einen echten Vorteil: Nur eingeladene Teilnehmer stimmen ab, und alle sehen einander. Ihre Grenzen liegen woanders. Der Moderator sieht in vielen Systemen, wer wie gestimmt hat; geheim ist das also nicht. Wer über Telefon und Laptop zugleich eingewählt ist, zählt doppelt. Stimmgewichte und Vollmachten kann sie nicht abbilden, und das Protokoll ist am Ende ein Bildschirmfoto. Für eine offene Abstimmung über die Genehmigung des Protokolls in einem Verein mit dreißig Mitgliedern reicht das. Für die Vorstandswahl in einem Verein mit vierhundert Mitgliedern reicht es nicht.

Ein dediziertes Abstimmungssystem deckt die sieben Punkte oben ab. Dafür brauchen Sie ein zusätzliches Werkzeug, das Sie einrichten, und einen Zugang mehr, den Ihre Mitglieder verstehen müssen. Der Aufwand ist geringer, als viele befürchten: Die Mitgliederliste pflegen Sie ohnehin, die Tagesordnungspunkte schreiben Sie ohnehin, der Rest ist ein Link je Mitglied. Es gibt mehrere Anbieter, die das leisten. Evote ist einer davon: bis 50 Stimmberechtigte kostenlos, darüber 19 Euro je Abstimmung. Welches System Sie wählen, sollten aber die sieben Anforderungen bestimmen und nicht der Preis.

Was wann genügt

Ein Umfragetool oder die Videokonferenz genügt, wenn alle drei Punkte zutreffen: Die Abstimmung ist offen, es gibt keine Stimmgewichte und keine Vollmachten, und niemand hat ein Interesse daran, das Ergebnis anzugreifen. Typische Fälle sind Terminfindungen, Meinungsbilder des Vorstands, die Genehmigung des Vorjahresprotokolls oder Sachfragen mit klarer Mehrheit.

Ein Abstimmungssystem brauchen Sie, sobald einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Der Beschluss geht ins Vereinsregister: Vorstandswahl, Satzungsänderung.
• Die Satzung verlangt eine geheime Wahl, oder ein Mitglied kann sie verlangen.
• Es gibt Stimmgewichte oder Vollmachten.
• Die Versammlung findet hybrid oder rein virtuell statt und alle sollen unter denselben Bedingungen abstimmen.
• Das Ergebnis könnte knapp ausfallen, oder es gibt im Verein eine Auseinandersetzung.
• Ihre Satzung sieht ein Quorum vor, dessen Erreichen Sie belegen müssen.

Drei Fragen an den Anbieter vor der Entscheidung

• Wie sieht das Abstimmungsprotokoll aus? Lassen Sie sich ein Muster zeigen, bevor Sie sich entscheiden, nicht danach.
• Was passiert, wenn ein Mitglied seinen Link verliert oder die Verbindung abbricht? Es muss einen Weg geben, den Zugang neu zu versenden, ohne dass jemand doppelt abstimmen kann.
• Wo liegen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Beides sollte ohne Rückfrage beantwortet werden.

Testen Sie das System außerdem einmal vor der Versammlung, am besten mit einer belanglosen Frage an den Vorstand. Was Sie dabei über die Zustellung der E-Mails lernen, ist mehr wert als jede Funktionsliste.