Referat af generalforsamling: hvad skal det indeholde? Med skabelon

De fleste referater fejler ét sted: De gengiver debatten grundigt og beslutningerne løseligt. Det er den omvendte prioritering. Ingen får brug for at vide, hvem der sagde hvad om cykelskuret, men alle får brug for at vide, hvad der præcis blev vedtaget, med hvilket flertal, og at mødet var lovligt indkaldt. Referatets opgave er at være beviset, ikke fortællingen.

For en almindelig forening findes der ingen lovbestemt formular for referatet. Vedtægterne kan stille krav, fx om at referatet skal underskrives af dirigenten eller udsendes inden for en frist, så begynd med at læse dem. Resten herunder er den struktur, der i praksis holder, når nogen et halvt år senere spørger, hvad der egentlig blev besluttet.

De fem ting, der skal være der

1. Rammen om mødet. Foreningens navn, mødets art (ordinær eller ekstraordinær generalforsamling), dato, klokkeslæt for åbning og afslutning, og hvor mødet blev holdt. Var mødet digitalt eller hybridt, skal det stå, hvilken platform der blev brugt, og at deltagelse og afstemning foregik derigennem.

2. Dirigentens konstateringer. Valget af dirigent og referent, konstateringen af at generalforsamlingen var lovligt indkaldt med angivelse af hvornår og hvordan indkaldelsen blev sendt, og opgørelsen af de fremmødte: antal stemmeberettigede i alt, antal repræsenterede stemmer og heraf antal ved fuldmagt. Var der et fremmødekrav for et bestemt punkt, skal det stå, om det var opfyldt.

3. Hvert punkt med beslutning og tal. For hvert dagsordenspunkt, der blev stemt om: forslagets ordlyd, hvilket flertal der krævedes, og resultatet i tal, for, imod og blanke. Skriv til sidst, om forslaget blev vedtaget eller forkastet. Ved personvalg: hvem der var opstillet, hvem der blev valgt og for hvilken periode.

4. Indsigelser og afgørelser undervejs. Protesterede nogen mod indkaldelsen, mod en fuldmagt eller mod et afstemningsresultat, skal det stå i referatet sammen med dirigentens afgørelse. Det samme gælder afstemninger, der blev annulleret og taget om, fx efter en teknisk afbrydelse.

5. Underskrift. Dirigent og referent skriver under. Kræver vedtægterne flere underskrifter, fx formandens, følger I dem.

Skabelon: struktur og eksempelformuleringer

Brug listen herunder som skelet, og udskift det, der står i parentes. Det er en struktur, ikke en juridisk formular, så tilpas den til jeres vedtægter og jeres dagsorden.

• Overskrift: "Referat af ordinær generalforsamling i (foreningens navn), afholdt (dato) kl. (tid) (sted eller: som digitalt møde via (platform))."
• Punkt 1, valg af dirigent og referent: "(Navn) blev valgt som dirigent, og (navn) blev valgt som referent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt ved e-mail den (dato), (antal) dage før mødet, jf. vedtægternes § (nr.), og at dagsordenen fremgik af indkaldelsen. Ingen havde indvendinger."
• Fremmødeopgørelse: "Foreningen har (antal) stemmeberettigede medlemmer. Der var (antal) stemmer repræsenteret, heraf (antal) ved fuldmagt. Generalforsamlingen var dermed beslutningsdygtig, jf. vedtægternes § (nr.)."
• Punkt 2, beretning: "Formanden aflagde bestyrelsens beretning, der blandt andet omhandlede (to til tre emner). Beretningen blev taget til efterretning / godkendt med (antal) stemmer for, (antal) imod og (antal) blanke."
• Punkt 3, regnskab: "Kassereren fremlagde det reviderede regnskab for (år), der udviste et (over- eller underskud) på (beløb) kr. Regnskabet blev godkendt med (antal) stemmer for, (antal) imod og (antal) blanke."
• Punkt 4, indkomne forslag: "Forslag (nr.) fra (navn): (forslagets fulde ordlyd). Forslaget kræver (flertalskrav), jf. vedtægternes § (nr.). Der blev stemt (åbent eller skriftligt) via afstemningssystemet. Resultat: (antal) for, (antal) imod, (antal) blanke. Forslaget blev vedtaget / forkastet."
• Punkt 5, valg: "Til bestyrelsen var opstillet (navne). Der blev afholdt skriftlig afstemning. (Navn) opnåede (antal) stemmer, (navn) (antal) stemmer. (Navne) blev valgt for en periode på (antal) år. (Navn) blev valgt som suppleant."
• Punkt 6, eventuelt: "Under eventuelt blev (emner) drøftet. Der blev ikke truffet beslutninger under punktet." Det er den udbredte praksis, at der ikke stemmes under eventuelt, fordi emnerne ikke har været på dagsordenen i indkaldelsen.
• Afslutning: "Dirigenten hævede generalforsamlingen kl. (tid). Protokol fra afstemningssystemet med tidsstempler og stemmetal er vedhæftet som bilag 1. Fuldmagtsoversigt er vedhæftet som bilag 2."
• Underskrifter: "(Dato). Dirigent: (navn og underskrift). Referent: (navn og underskrift)."

Sådan skriver I stemmetallene, så de holder

Skriv altid tre tal og et resultat, aldrig "vedtaget med stort flertal". Det er den formulering, der efterlader tvivl, netop i den sag, hvor tvivlen bliver dyr. Var afstemningen vægtet, skriv både antal stemmer og antal vægtede stemmer, fx "for: 23 medlemmer svarende til 412 fordelingstal". Var afstemningen enstemmig, skriv det som tal og som ord: "vedtaget med 41 stemmer for, ingen imod og ingen blanke".

Er et punkt vedtaget uden afstemning, fordi ingen havde indvendinger, så skriv det: "Punktet blev godkendt uden afstemning, da ingen begærede afstemning." Så fremgår det, at fraværet af tal var en beslutning og ikke en forglemmelse.

Protokollen fra afstemningssystemet som bilag

Et digitalt afstemningssystem producerer en protokol med tidsstempler for, hvornår hvert punkt var åbent, hvor mange stemmeberettigede der var, og hvor mange stemmer der blev afgivet for, imod og blankt. Eksportér den som PDF samme aften, og vedhæft den referatet som bilag med en henvisning i teksten.

Referatet skal stadig gengive tallene i selve teksten. Bilaget er dokumentationen, referatet er beslutningen, og de skal kunne læses hver for sig. Stemmer de to ikke overens, er det referatet, der bliver anfægtet. Læs derfor protokollen igennem, mens I skriver referatet, ikke bagefter. Hele forløbet omkring mødet står i guiden om digital generalforsamling trin for trin, og dirigentens del i guiden om dirigentens rolle.

Underskrift, udsendelse og opbevaring

Underskriften kan være digital, fx med MitID eller et signeringsværktøj, eller en scannet håndskreven underskrift, medmindre vedtægterne kræver noget bestemt. Den betyder, at dirigenten står inde for, at referatet gengiver, hvad der skete, og det er derfor, dirigenten skal læse det, før der skrives under, ikke bare kvittere.

Send referatet til medlemmerne, så snart det er underskrevet, og senest inden for den frist, vedtægterne eventuelt sætter. Skriv i følgemailen, at eventuelle bemærkninger til referatet skal sendes til bestyrelsen inden fx 14 dage. Det er ikke en godkendelsesprocedure, men det fanger fejl, mens nogen stadig husker mødet.

Der er ikke nogen fast opbevaringsfrist for et foreningsreferat, som gælder alle foreninger. Den praktiske regel er at gemme referat og bilag, så længe beslutningerne har betydning. For vedtægtsændringer, optagelse af lån, salg af fælles ejendom og lignende betyder det reelt i foreningens levetid, fordi de er det eneste bevis for, hvad der blev besluttet. Indgår referatet i foreningens regnskabsmateriale, gælder bogføringslovens opbevaringsregler, og den frist bør I få bekræftet af foreningens revisor frem for at gætte. Læg dokumenterne samlet et sted, den næste bestyrelse kan finde dem, og husk, at deltagerlister og fuldmagter indeholder personoplysninger, som ikke skal ligge længere end nødvendigt.