Vote électronique en copropriété : cadre et mise en place

Ce que permet la loi

Le cadre tient dans l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Il pose deux règles distinctes. D'une part, les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification : c'est la participation à distance, en direct, avec le débat et le vote en séance. D'autre part, ils peuvent voter par correspondance avant la réunion, au moyen du formulaire réglementaire joint à la convocation. Ces deux voies coexistent avec la présence physique et avec le pouvoir donné à un mandataire ; un copropriétaire choisit l'une d'elles et ne les cumule pas.

Le même article précise que l'assemblée générale arrête les moyens et supports techniques permettant ces modes de participation, ainsi que les garanties qui les entourent. Autrement dit, le syndic ne choisit pas seul l'outil : il le propose, l'assemblée le décide. C'est le point que l'on oublie le plus souvent, et le plus facile à contester.

La décision préalable de l'assemblée

Concrètement, cela veut dire qu'une résolution doit avoir été adoptée lors d'une assemblée précédente pour que la suivante puisse se tenir à distance. Cette résolution porte sur les moyens et supports techniques, et non sur le principe abstrait du vote en ligne : nommez la solution retenue, décrivez brièvement ce qu'elle garantit et prévoyez la prise en charge des frais correspondants, qui constituent une dépense du syndicat. Une rédaction suffisante ressemble à ceci :

« L'assemblée générale décide que les copropriétaires pourront participer aux prochaines assemblées générales par visioconférence et voter au moyen de la solution [nom], permettant l'identification de chaque copropriétaire, l'attribution à chacun du nombre de voix correspondant à ses tantièmes et l'établissement d'un relevé de vote par résolution. Elle autorise le syndic à engager les dépenses correspondantes, imputées sur les charges communes générales. »

L'article 17-1 A ne fixe pas lui-même la majorité applicable à cette résolution : faites préciser dans la convocation, par le syndic, la majorité retenue et sa base de calcul, comme pour toute autre résolution. Faites ensuite figurer la décision clairement au procès-verbal : c'est elle que vous produirez si un copropriétaire conteste la tenue de l'assemblée suivante. Tant qu'elle n'a pas été prise, l'assemblée se tient en présentiel, le vote par correspondance restant possible puisqu'il ne dépend pas de cette décision.

Identifier les copropriétaires

L'exigence légale est l'identification : le moyen technique doit permettre de savoir qui participe. Cela ne suppose pas un dispositif d'authentification forte, mais cela exclut un lien unique diffusé à tout l'immeuble. En pratique, un accès nominatif envoyé à l'adresse électronique déclarée par chaque copropriétaire, valable pour lui seul, remplit cette fonction. Trois points de vigilance :

• La liste doit être à jour à la date de l'assemblée, ce qui suppose d'avoir traité les mutations récentes, les indivisions et les usufruits. Un lot vendu la semaine précédente est une source d'erreur classique.
• Les copropriétaires n'ayant pas donné d'adresse électronique ne peuvent pas être identifiés par ce canal : ils participent physiquement, votent par correspondance ou donnent pouvoir. Prévoyez-le dans la convocation.
• Un lot en indivision ou détenu par une société est représenté par une seule personne : c'est elle qui reçoit l'accès, et le procès-verbal doit refléter cette qualité.

Les tantièmes, pas les têtes

En copropriété, le décompte se fait en voix, et chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Un système de vote utilisé en assemblée de copropriété doit donc porter la pondération dans la liste des votants, appliquer automatiquement les tantièmes au décompte, et afficher les résultats en voix et non en nombre de votants. Trois subtilités doivent être paramétrées avant la séance. D'abord, la réduction prévue par l'article 22 de la loi de 1965 : lorsqu'un copropriétaire détient une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, son nombre de voix est ramené à la somme des voix des autres copropriétaires. Ensuite, le plafond des délégations, fixé par le même article à trois pouvoirs par mandataire, sauf lorsque le total des voix du mandataire et de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Enfin, la distinction entre les résolutions calculées sur les voix des présents, représentés et votants par correspondance, et celles calculées sur l'ensemble des voix du syndicat : le guide sur le quorum en assemblée générale détaille cette différence, décisive pour les résolutions de l'article 25.

Le vote par correspondance

Le formulaire de vote par correspondance est joint à la convocation et doit parvenir au syndic avant la date limite que celle-ci indique ; cette date est encadrée par la réglementation, vérifiez-la donc auprès de votre syndic plutôt que de l'estimer. Le formulaire se remplit résolution par résolution : pour, contre, abstention. Deux règles méritent d'être connues du syndic comme des copropriétaires. Le copropriétaire qui a voté par correspondance et qui participe finalement à l'assemblée voit son vote en séance prévaloir. Et celui qui a émis un vote favorable par correspondance sur un projet de résolution modifié en cours de séance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. La nuance compte : il n'est pas compté comme abstentionniste, et sa qualité de défaillant lui ouvre le droit de contester la décision une fois le procès-verbal notifié. D'où l'intérêt de ne pas amender les résolutions en séance sans nécessité réelle. Certaines solutions permettent de collecter ce vote par voie électronique ; le formulaire réglementaire reste la référence.

Choisir un prestataire

La loi de 1965 n'impose ni agrément ni certification pour l'assemblée de copropriété. Le syndic reste responsable de la régularité de la séance : il choisit donc l'outil qui lui permet de la prouver. Les critères utiles sont opérationnels avant d'être techniques : gestion des tantièmes et de la réduction des voix du copropriétaire majoritaire, accès nominatif, gestion des pouvoirs avec leur plafond, distinction des majorités par résolution, relevé exportable et horodaté, assistance joignable pendant la séance, hébergement des données dans l'Union européenne et durée de conservation définie. Les critères généraux d'un outil de vote en ligne s'appliquent également, avec cette différence que la pondération n'y est pas une option.

Le procès-verbal

Le procès-verbal obéit aux mêmes exigences qu'en présentiel : texte de chaque décision, résultat du vote, nom et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés et de ceux qui se sont abstenus. La tenue à distance ajoute une mention propre : le procès-verbal fait état des incidents techniques qui ont empêché un copropriétaire de participer à l'assemblée ou de faire connaître son vote. Ne la négligez pas ; c'est elle qui, en cas de contestation, montrera que l'incident a été constaté et traité plutôt que dissimulé. Annexez le relevé produit par la solution de vote, résolution par résolution, à côté de la feuille de présence. La structure d'un procès-verbal et des formulations types font l'objet d'un guide distinct.

La liste de vérification du syndic

• Une résolution antérieure a arrêté les moyens et supports techniques, et elle figure au procès-verbal correspondant.
• La convocation, notifiée au moins vingt et un jours avant, décrit le moyen technique, la manière de se connecter et de voter, et joint le formulaire de vote par correspondance avec sa date limite.
• La liste des copropriétaires, leurs tantièmes et leurs adresses sont à jour ; les pouvoirs reçus sont enregistrés avec leur plafond.
• Un essai technique a eu lieu, et un numéro d'assistance figure dans la convocation.
• Chaque résolution est paramétrée avec sa majorité et sa base de calcul.
• Le relevé de vote et la feuille de présence sont conservés avec le procès-verbal, qui est notifié aux opposants et défaillants dans le mois.