Umlaufbeschluss in der WEG nach § 23 Abs. 3 WEG

Der Aufzug steht, das Angebot des Wartungsunternehmens liegt vor, und die nächste Eigentümerversammlung ist in vier Monaten. Für genau solche Fälle kennt das Wohnungseigentumsgesetz den Beschluss ohne Versammlung, in der Praxis Umlaufbeschluss genannt. Er ist ein nützliches Werkzeug, hat aber eine hohe Hürde, die seit der Reform von 2020 unter bestimmten Voraussetzungen abgesenkt werden kann.

Der Grundsatz: Zustimmung aller in Textform

Nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG ist auch ohne Versammlung ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. Zwei Wörter tragen die ganze Vorschrift.

Alle. Gemeint sind sämtliche im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer, nicht die Mehrheit und nicht diejenigen, die geantwortet haben. Wer nicht antwortet, stimmt nicht zu; Schweigen ist keine Zustimmung. Gehört eine Einheit mehreren Personen gemeinsam, etwa einem Ehepaar als Miteigentümer, müssen alle Berechtigten mitwirken oder einer von ihnen bevollmächtigt sein. Ein einziger fehlender Rücklauf lässt den Beschluss scheitern, und genau daran liegt es, wenn Umlaufbeschlüsse in größeren Anlagen misslingen.

Textform. Nach § 126b BGB heißt das: lesbare Erklärung, Nennung der Person des Erklärenden, dauerhafter Datenträger. Eine E-Mail genügt, eine PDF-Datei genügt, eine Nachricht in einem Eigentümerportal genügt, wenn sich der Erklärende daraus ergibt. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich; ein Anruf beim Verwalter genügt dagegen nicht. Die Zustimmung muss sich außerdem auf diesen Beschluss beziehen, also auf einen ausformulierten Beschlusstext, nicht auf eine allgemeine Idee.

Die Absenkung auf die Mehrheit seit dem WEMoG

Weil die Allstimmigkeit in der Praxis kaum zu erreichen ist, hat das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz zum 1. Dezember 2020 eine Öffnung eingeführt. Nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG können die Wohnungseigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Damit lässt sich ein konkretes Vorhaben im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit entscheiden.

Drei Punkte sind dabei wichtig:

• Zwei Beschlüsse, nicht einer. Zuerst der Absenkungsbeschluss, gefasst in einer Versammlung mit einfacher Mehrheit (oder selbst im Umlaufverfahren, dann allerdings wieder mit Zustimmung aller). Danach der eigentliche Sachbeschluss im Umlaufverfahren.
• Ein einzelner Gegenstand. Der Absenkungsbeschluss muss den Gegenstand konkret bezeichnen, etwa die Vergabe des Wartungsvertrags für die Aufzugsanlage. Ein Vorratsbeschluss, wonach künftig alle Umlaufbeschlüsse mit Mehrheit gefasst werden, ist von der Vorschrift nicht gedeckt und wäre angreifbar.
• Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Wer nicht antwortet, gibt keine Stimme ab und zählt nicht mit. Beim abgesenkten Quorum kann deshalb theoretisch eine kleine Minderheit der Eigentümer entscheiden, weshalb eine großzügige Frist und eine Erinnerung vor Fristablauf zur Sorgfalt des Verwalters gehören.

Frist, Verkündung, Wirksamkeit

Eine gesetzliche Frist für den Rücklauf gibt es nicht. Der Verwalter muss deshalb im Anschreiben selbst eine Frist setzen, die den Eigentümern eine echte Gelegenheit zur Prüfung lässt; zwei bis drei Wochen sind üblich, bei größeren Investitionen mehr. Nennen Sie im Anschreiben den ausformulierten Beschlusstext, die Frist mit Datum und Uhrzeit, den Weg der Antwort und, bei abgesenktem Quorum, den Absenkungsbeschluss mit Datum.

Bei der Allstimmigkeit nach Satz 1 kommt der Beschluss regelmäßig mit dem Eingang der letzten Zustimmung zustande. Bei einem Umlaufverfahren mit abgesenktem Quorum ist das anders: Weil sich das Ergebnis erst nach Fristablauf aus den abgegebenen Stimmen ergibt, muss jemand feststellen und bekannt geben, ob der Beschluss zustande gekommen ist. Diese Verkündung ist in der Regel Aufgabe des Verwalters, und sie sollte in Textform an alle Eigentümer gehen, mit Datum, Beschlusswortlaut und dem Ergebnis nach Ja, Nein und Enthaltungen. Halten Sie das nicht für eine Formalie: Die Anfechtungsfrist von einem Monat nach § 45 WEG läuft ab der Beschlussfassung, und ohne dokumentierte Verkündung ist der Fristbeginn im Streit angreifbar.

In die Beschluss-Sammlung gehört der Umlaufbeschluss ebenfalls. Nach § 24 Abs. 7 WEG hat der Verwalter eine Beschluss-Sammlung zu führen, in die auch die außerhalb einer Versammlung gefassten Beschlüsse unter Angabe von Ort und Datum der Verkündung einzutragen sind, und zwar unverzüglich und fortlaufend nummeriert. Ein Beschluss, der nicht eingetragen wird, bleibt zwar wirksam, ist aber für Käufer und spätere Verwalter unauffindbar.

Das Umlaufverfahren digital durchführen

Weil das Gesetz Textform genügen lässt, ist der Umlaufbeschluss der WEG-Beschluss, der sich am einfachsten digital abwickeln lässt. Zwei Wege sind gebräuchlich. Der einfache Weg ist die E-Mail: Der Verwalter versendet den Beschlusstext, jeder Eigentümer antwortet mit Ja, Nein oder Enthaltung, der Verwalter sammelt die Antworten. Das erfüllt die Textform, wird aber ab etwa zwanzig Einheiten unübersichtlich, und der Nachweis besteht aus einem Postfach.

Der andere Weg ist ein Abstimmungssystem mit persönlichen Zugängen. Es bringt für das Umlaufverfahren vier Vorteile: Jeder Eigentümer stimmt genau einmal ab, das System zeigt jederzeit den Rücklauf und erinnert automatisch vor Fristablauf, Stimmgewichte nach Miteigentumsanteilen oder Einheiten werden korrekt gerechnet, und am Ende steht ein Protokoll mit Zeitstempeln, das der Verkündung und der Beschluss-Sammlung zugrunde gelegt werden kann. Prüfen Sie dabei, dass die Stimmabgabe der Textform genügt, also die Person des Erklärenden erkennbar und die Erklärung dauerhaft gespeichert ist.

Abgrenzung: Umlaufbeschluss, virtuelle Versammlung, Online-Teilnahme

Diese drei Wege werden häufig verwechselt, sind aber rechtlich verschieden. Der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG ist ein Beschluss ohne Versammlung, ohne Aussprache und ohne Versammlungsleitung; er eignet sich für klar umrissene, unstrittige Einzelfragen. Die Online-Teilnahme nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG und die rein virtuelle Versammlung nach § 23 Abs. 1a WEG sind dagegen echte Versammlungen mit Diskussion, Anträgen und Beschlussfassung. Sobald ein Thema Aussprache verlangt, etwa die Jahresabrechnung, ein Wirtschaftsplan oder eine bauliche Veränderung mit mehreren Varianten, ist die Versammlung der richtige Weg; die Voraussetzungen dafür stehen im Ratgeber zur Eigentümerversammlung online. Wie das Umlaufverfahren im Vorstand eines Vereins funktioniert, beschreibt der Ratgeber zum Vorstandsbeschluss im Umlaufverfahren.