Élection du bureau en ligne : candidatures, scrutin et procès-verbal

Ce que disent les statuts

Avant d'organiser quoi que ce soit, relisez les articles des statuts sur le bureau et le conseil d'administration. Ils répondent en général à cinq questions : qui élit (l'assemblée générale élit-elle directement le bureau, ou élit-elle un conseil qui désigne ensuite le bureau en son sein ?), pour quelle durée, avec quel renouvellement (en bloc, par moitié, par tiers), à quelles conditions d'éligibilité (ancienneté, cotisation, âge, absence de lien avec un salarié), et selon quel mode de scrutin. Si le mode de scrutin n'est pas précisé, le règlement intérieur ou l'usage de l'association tient lieu de règle ; à défaut, fixez-le dans la convocation et appliquez-le à tous.

L'élection en ligne ne change rien à ces règles. Elle change seulement la manière de voter et de compter. Pour la question de savoir si l'assemblée elle-même peut se tenir à distance, voyez le guide sur le vote en ligne dans une association loi 1901.

Les candidatures

Lancez un appel à candidatures avec la convocation, ou avant si les statuts le prévoient, en indiquant les sièges à pourvoir, les conditions d'éligibilité et la date limite de dépôt. Une date limite quelques jours avant l'assemblée permet de vérifier l'éligibilité de chaque candidat, de publier la liste et de préparer les bulletins dans le système. Beaucoup de statuts admettent aussi les candidatures en séance ; dans ce cas, le système doit permettre d'ajouter un candidat en une minute avant l'ouverture du vote.

Publiez la liste des candidats avec, si vous le souhaitez, une courte présentation de chacun, consultable depuis l'accès personnel des membres. Un candidat absent le jour de l'assemblée peut être élu si les statuts ne l'interdisent pas ; il est prudent d'avoir son accord écrit.

Vote par siège ou par liste

Trois configurations reviennent sans cesse, et le système de vote doit gérer les trois.

• Un siège nommé, un scrutin. Président, trésorier, secrétaire : chaque poste fait l'objet d'un vote distinct entre les candidats à ce poste. Si un seul candidat se présente, le vote a quand même lieu, pour ou contre, avec possibilité de bulletin blanc.
• Plusieurs sièges identiques. Cinq administrateurs à élire parmi huit candidats : chaque votant choisit jusqu'à cinq noms sur un seul bulletin, et les cinq candidats ayant obtenu le plus de voix sont élus. Le système doit interdire de cocher plus de noms que de sièges, et accepter qu'on en coche moins.
• Le scrutin de liste. Les membres votent pour une liste entière, sans panachage, ou avec panachage si les statuts l'autorisent. La liste arrivée en tête est élue en bloc, ou les sièges sont répartis selon la règle statutaire.

Vérifiez aussi la majorité requise. Beaucoup de statuts prévoient la majorité absolue des suffrages exprimés au premier tour et la majorité relative au second ; d'autres se contentent de la majorité relative dès le premier tour. Le paramétrage du système doit correspondre, et le président de séance doit pouvoir déclencher un second tour immédiatement.

Le secret par défaut

Une élection de personnes se fait à bulletin secret, sauf si les statuts en disposent autrement et que personne ne demande le secret. En ligne, cela suppose un système qui sépare de manière irréversible la liste d'émargement et les bulletins, et n'affiche que des totaux. Le guide sur le vote à bulletin secret en ligne précise ce qu'il faut exiger. Ne faites pas voter une élection dans un outil de sondage où l'organisateur voit qui a coché quoi ; un candidat battu ne l'oublierait pas.

Suppléants et égalité des voix

Si les statuts prévoient des suppléants, deux méthodes existent. La première est un scrutin séparé pour les sièges de suppléants. La seconde consiste à déclarer suppléants, dans l'ordre, les candidats non élus ayant obtenu le plus de voix. Choisissez avant le vote et annoncez-le.

L'égalité des voix arrive plus souvent qu'on ne le croit dans une petite association. Les statuts fixent parfois un critère de départage, comme l'ancienneté dans l'association ou l'âge. À défaut, on procède à un second tour entre les candidats à égalité, immédiatement, dans le même système. Prévoyez cette hypothèse dans l'ordre du jour pour ne pas avoir à improviser.

Le procès-verbal et la déclaration

Le procès-verbal de l'assemblée indique, pour chaque scrutin, le nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs et de suffrages exprimés, les voix obtenues par chaque candidat, les élus, la durée de leur mandat et, le cas échéant, les suppléants. Il ne mentionne aucun vote individuel. Le relevé du système, avec la liste d'émargement et les totaux, est annexé.

Tout changement dans les dirigeants doit être déclaré à la préfecture, ou au greffe des associations, dans les trois mois, comme le prévoit la loi de 1901. La déclaration se fait en ligne ou par formulaire, avec le procès-verbal ; c'est ce document que l'administration lira, et c'est pour cela qu'il doit être complet. Si le conseil élit ensuite le bureau en son sein, ce second scrutin donne lieu à son propre procès-verbal et à la même déclaration. La banque, les partenaires et les assureurs demanderont le récépissé.

Liste de contrôle

• Sièges à pourvoir, durée des mandats et conditions d'éligibilité vérifiés dans les statuts.
• Appel à candidatures envoyé avec date limite, liste des candidats publiée.
• Un scrutin paramétré par siège ou par groupe de sièges, avec le nombre maximal de noms.
• Secret du vote activé, majorité et règle de départage connues.
• Procédure prévue pour un second tour immédiat.
• Procès-verbal et déclaration en préfecture préparés.